Delegieren lernen: so stärkst Du Dein Team und entlastest Dich selbst

Veröffentlicht von Martina Miciecki am

Delegieren lernen leicht gemacht. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Aufgaben sinnvoll abgibst, Dein Team stärkst und Dich selbst entlastest – inklusive kostenfreier Delegations-Matrix, die Dich beim Delegieren unterstützt.

Delegieren lernen. Führungskraft nutzt dafür die Delegations-Matrix

Delegieren ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die eine Führungskraft beherrschen sollte. Dennoch tun sich viele schwer damit. Vielleicht fragst Du Dich: Welche Aufgaben sollte ich selbst erledigen, welche kann ich guten Gewissens abgeben? Mit diesem Artikel und meiner eigens dafür entwickelten Delegations-Matrix bekommst Du alles an die Hand, das Dir hilft, Klarheit zu gewinnen und Dein Team gezielt einzubinden.

Delegieren mehr ist als nur Aufgaben abgeben

Als Führungskraft kannst Du nicht alles selbst machen. Zum einen würdest Du es zeitlich gar nicht schaffen und zum anderen würdest Du Dich überfordern und den Fokus von den wirklich wichtigen Dingen ablenken. Delegieren ermöglicht es Dir, Dich auf strategische Themen zu konzentrieren und gleichzeitig Deinem Team Verantwortung zu übertragen. Dabei profitieren beide Seiten: Du gewinnst Freiräume, während Dein Team wächst und Eigenverantwortung übernimmt.

Ein Beispiel aus meiner Coaching-Praxis: eine Kundin hatte sich intern auf eine Führungsposition beworben und wurde angenommen. Es war ihre erste Führungsrolle. Sie wollte bestmöglich vorbereitet und informiert sein, wer was macht und was gerade läuft. Also erkundigte sie sich mehrmals täglich, was die Mitarbeitenden machten oder gab ihre Rückmeldung dazu. Die Mitarbeitenden fühlten sich dadurch kontrolliert und gestresst. Und der Kundin blieb kaum Zeit für ihre übergeordneten Aufgaben. Wir besprachen eine kleine Anpassung ihrer Abläufe, dass sie nur einmal am Tag eine Runde dreht und Feedback holt/gibt, aber ansonsten die Mitarbeitenden alleine arbeiten lässt, solange alles läuft. Das brachte nicht nur Entspannung ins Team, sondern auch für sie selbst. Sie hatte nun mehr Zeit, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Herausforderungen beim Delegieren

Wie im vorherigen Praxis-Beispiel erwähnt, können unterschiedliche Motive dahinter stecken, warum Führungskräfte Aufgaben nicht abgeben oder über alles informiert sein wollen. Viele Führungskräfte kämpfen mit typischen Blockaden wie:

  • Perfektionismus: „Ich mache es lieber selbst, dann ist es perfekt.“
  • Harmoniestreben: „Ich möchte mein Team nicht überfordern.“
  • Mikromanagement: „Ich habe Angst, die Kontrolle zu verlieren.“

Erkennst Du Dich in einem dieser Punkte wieder? Dann ist es Zeit, einen Perspektivwechsel vorzunehmen.

Hinter diesen Blockaden stecken oft verborgene Muster:

Perfektionismus:  Verbirgst Du dahinter die Angst, nicht gut genug zu sein?

Harmoniestreben: Blockiert Dich die Sorge, Widerstand oder Ablehnung zu erhalten?

Mikromanagement: Hindert Dich Dein Kontrollbedürfnis daran, Potenziale zu entfalten?

Diese Muster zu erkennen, ist der erste Schritt zur Veränderung. Frage Dich: Was hält mich wirklich davon ab, Aufgaben abzugeben?

Für erfahrene Führungskräfte entstehen oft komplexere Herausforderungen beim Delegieren:

  • In Veränderungsprozessen: Wie kannst Du Teilprojekte so delegieren, dass sie die Transformation beschleunigen?
  • Bei internationalen Teams: Wie nutzt Du kulturelle Unterschiede als Chance?
  • In Hochleistungsumgebungen: Wie verteilst Du anspruchsvolle Aufgaben, ohne zu überfordern?

Die Delegations-Matrix unterstützt Dich, auch in komplexen Situationen strategisch zu delegieren.

Die Delegations-Matrix: Dein Werkzeug für klare Entscheidungen

Mit der Delegations-Matrix kannst Du schnell einschätzen, welche Aufgaben Du selbst übernehmen, kontrolliert abgeben oder vollständig delegieren kannst. Sie ist ideal, um im hektischen Führungsalltag gezielt Entscheidungen zu treffen. Du kannst Aufgaben in drei Kategorien einteilen:

  1. Selbst erledigen: Strategische Themen und vertrauliche Angelegenheiten.
  2. Delegieren mit Kontrolle: Aufgaben mit Entwicklungspotenzial für Mitarbeitende.
  3. Delegieren ohne Kontrolle: Routineaufgaben, die eigenständig erledigt werden können.

Dann wirst Du viel klarer sein und das auch in Deinem Handeln und Deiner Ausstrahlung nach aussen tragen.

  • Aufgaben klar definieren: Was genau soll erledigt werden?
  • Den richtigen Mitarbeitenden auswählen: Wer hat die passenden Fähigkeiten oder kann durch die Aufgabe wachsen?
  • Ziele und Erwartungen kommunizieren: Klare Rahmenbedingungen schaffen.
  • Freiräume geben: Kontrolle loslassen und Vertrauen zeigen.
  • Regelmässiges Feedback: Fortschritte besprechen und Unterstützung anbieten.

Indem Du Aufgaben abgibst, signalisierst Du Deinem Team, dass Du Vertrauen hast. Das stärkt die Motivation und fördert die Zusammenarbeit. Und als Führungskraft hast Du grossen Einfluss auf die Motivation und Zusammenarbeit. Das belegt auch die jährliche GALLUP-Studie „State of the Global Workplace“. Diese Studie wurde am 12. Juni 2024 veröffentlicht und basiert auf einer Befragung von 128.278 Beschäftigten in 145 Ländern. Die zentralen Erkenntnisse der Studie sind, dass eine erhebliche Diskrepanz zwischen der Selbstwahrnehmung von Führungskräften und der Einschätzung ihrer Mitarbeitenden besteht:

  • 97% der Führungskräfte glauben, gute Arbeit zu leisten
  • Nur 22% der Mitarbeitenden sind uneingeschränkt mit ihrer Führungskraft zufrieden
  • Führungskräfte sind zu 70% für das Engagement und die Kündigungsbereitschaft ihrer Mitarbeitenden verantwortlich

Quelle: State of the Global Workplace Report – Gallup

Und gerade die Generationen Y, Z und bald Alpha wollen mitreden, sich selbst verwirklichen und ihren Beitrag am grossen Ganzen leisten. Indem Du Projekte und Verantwortung gezielt abgibst, unterstützt Du diese Transformation zu einer modernen Arbeitswelt. In meiner Zeit als Führungskraft habe ich oft erlebt, wie Mitarbeitende über sich hinausgewachsen sind, wenn sie Verantwortung übernehmen konnten und wie stark dieses Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeitenden die Motivation erhöht.

Fazit

Delegieren ist keine Schwäche, sondern eine Stärke. Mit der richtigen Strategie und der Delegations-Matrix kannst Du Dein Team gezielt fördern und Dich selbst entlasten. Starte noch heute, indem Du eine Aufgabe identifizierst, die Du delegieren kannst, und beobachte, wie sich Dein Führungsalltag positiv verändert.

Hol Dir jetzt die Delegations-Matrix und erfahre, wie Du gezielt delegierst, Dein Team förderst und Zeit für strategische Themen gewinnst:

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Martina Miciecki Coaching.Mentoring

Die Autorin:
Hallo, ich bin Martina, diplomierte Coach und Betriebliche Mentorin FA. Ich zeige ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie souveräner, charismatischer und erfolgreicher ihre Führungsrolle ausüben können. Ich lebe in Frauenfeld (Schweiz), liebe meinen Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwöre auf Poweryoga für meine geistige und körperliche Fitness.



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