Mitarbeitergespräche Episode 2: Zeiträuber und wie Sie sie loswerden

Veröffentlicht von Martina Miciecki am

Als Chefin oder Chef müssen Sie ein hohes Pensum in begrenzter Zeit bewältigen. Sie stehen unter Druck, priorisieren und wägen laufend ab, für was Sie Ihre Zeit wann aufwenden. Mitarbeitende, die Fragen haben oder um ein paar Minuten Ihrer Zeit bitten, können Ihnen dann als störend oder zeitraubend erscheinen. Als Vorgesetzter oder Teamleiterin sollten Sie jedoch jederzeit ein offenes Ohr für die Anliegen Ihrer Mitarbeitenden haben. Wie lösen Sie das Dilemma?

Was denken Sie? Nimmt die Mitarbeiterin aus dem Comic am nächsten Tag einen zweiten Anlauf?

Vielleicht hat die Frage der Mitarbeitenden tatsächlich bis am anderen Tag Zeit. Vielleicht aber auch nicht. Es ist absolut verständlich, dass Vorgesetzte nicht immer und für jede und jeden seiner Mitarbeitenden sofort Zeit haben. Oftmals sind Rückfragen oder Unklarheiten jedoch in wenigen Minuten geklärt und können hinterher langwierige Diskussionen oder Folgefehler verhindern, die deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen würden.

Es gibt aber auch Mitarbeitende, die gerne Zuspruch haben oder unsicher sind. Diese gehen daher lieber einmal zu viel fragen und „rauben Ihre Zeit“.

Wie also den guten Mittelweg finden, um einerseits für die Mitarbeitenden verfügbar zu sein, aber auf der anderen Seite nicht von Zeiträubern von den wesentlichen Dingen abgelenkt zu werden? Sie sollten sich folgende Fragen zur Klärung stellen:

Wie gut sind Sie erreichbar?

Angenommen, Sie sind viel unterwegs und nur schwer erreichbar. Sie kommen einmal pro Woche ins Büro und Ihre Mitarbeitenden stürzen sich wie ein Schwarm Fliegen auf Sie. Wären Sie überrascht oder sogar genervt?

Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Mitarbeitenden, die Fragen sammeln müssen bis sie Sie „endlich“ wieder sehen und fragen können. Produktiv ist das nicht.

Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Verfügbarkeit besser lösen könnten. Könnten Sie Fragen zu Fachgebieten delegieren? Könnten Sie Sprechstunden einrichten? Könnten Sie während der Fahrt von einem zum nächsten Termin das eine oder andere Telefonat erledigen?

Wann und wie oft sind Sie verfügbar?

Wie halten Sie es aktuell mit Ihren Mitarbeitenden? Haben Sie die Regelung: Bürotüre offen heisst, man darf zu Ihnen kommen? Bürotüre geschlossen heisst, Sie möchten nicht gestört werden? Oder gibt es bei Ihnen Sprechstunde (Audienz) zu festen Zeiten?

Versuchen Sie in dem Fall situativ zu handeln. Das bedeutet, Mitarbeitende sollten grundsätzlich jederzeit die Möglichkeit haben, zu Ihnen zu kommen. Selbst wenn Sie das Thema nur anreissen und merken, dass es mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, ist es nicht schlimm, wenn Sie dies signalisieren und einen Termin abmachen, für den Sie sich mehr Zeit einplanen können. Der oder die Mitarbeitenden konnte es zumindest ansprechen und wurde nicht, wie im Comic, gleich abgewimmelt.

Sie können in den ersten Minuten der Schilderungen Ihrer Mitarbeitenden priorisieren, ob es eine Frage oder ein Anliegen ist, das nicht nur wichtig, sondern auch dringlich ist (Eisenhower-Prinzip). Dies könnten Sie sofort angehen. Ist es das nicht, können Sie es vertagen und die Mitarbeitende höflich vertrösten.

Situativ bedeutet aber auch, dass Sie von Zeit zu Zeit Ihre Türe geschlossen halten, wenn Sie in Ruhe und konzentriert arbeiten möchten. Kommunizieren Sie dies Ihrem Team. Sie können auch temporär Ihr Telefon umleiten mit der Bitte, dass Anrufe für die nächste Stunde entgegengenommen werden. Sie rufen später oder am anderen Tag zurück. So arbeiten Sie effizient und holen wieder Zeit rein.

Hören Sie gut zu?

Hören Sie, was Ihre Mitarbeitende Ihnen zu sagen hat? Oder wissen Sie schon vorher, was kommen wird und hören nicht mehr so richtig zu, weil es „immer das gleiche ist“? Möööp. Nachvollziehbar, aber nicht gut. Geben Sie, wie oben beschrieben, jedem und jeder Mitarbeitenden die Chance in wenigen Sätzen zu formulieren, wo es brennt oder hakt. Hören Sie hier aktiv zu und hin. Danach priorisieren Sie und agieren oder vertragen.

Sind Sie am Erfolg oder am Mensch interessiert?

Es gibt Mitarbeitende, die selbstständiger sind und einige wenige, die etwas -sagen wir mal- betreuungsintensiver sind. Das wird auch immer so sein und ist auch gut so. Diversität im Team ist wichtig. Wenn Sie jedoch ein gewisses Gleichgewicht und eine Fairness walten lassen möchten, sollten Sie alle einigermassen gleichbehandeln. Warum einigermassen? Weil es geheuchelt wäre, zu meinen, dass Führungskräfte alle Mitarbeitenden gleich behandeln. Es gibt immer Mitarbeitende, die man etwas lieber mag und welche, mit denen man etwas Mühe hat.

Zeiträuber können Sie jedoch etwas eindämmen, indem Sie mit Ihren Mitarbeitenden regelmässig im Austausch stehen und nicht nur einmal im Jahr zum Qualifikationsgespräch einladen. Und wenn Sie sich austauschen, dann bitte nicht nur, um zu erfahren, ob das Budget erreicht wurde und wie zufrieden die Kunden sind. Damit können Sie als Eisbrecher in ein Gespräch einsteigen, aber danach bitte tiefer gehen, wie es der/dem Mitarbeitenden geht, was die nächsten Ziele sind sowie reflektieren. Dies nennt man One-on-One-Gespräche (engl. für Einzelgespräche).

Wie geht ein One-on-One-Gespräch?

  1. Zeit einplanen und terminieren, so dass Sie beide sich vorbereiten konnten und ungestört sind.
  2. Termin einhalten. Sie nehmen sich Zeit für Ihre oder Ihren Mitarbeitenden. Verschieben oder absagen ist wirklich nur in äussersten Notfällen eine Option.
  3. Traktanden oder Agenda: definieren Sie zusammen mit Ihrer oder Ihrem Mitarbeitenden Themen. Ein Ablauf könnte z.B. wie folgt sein: Gesprächsbeginn (Eisbrecher, positiver Start), wie es geht und was momentan ansteht. Danach die aktuellen Herausforderungen, mögliche Lösungen, Weiterentwicklung der/des Mitarbeitenden, Pläne/Vorhaben der Firma, offene Punkte, Abschluss des Gesprächs. Stellen Sie Fragen, wenn der oder die Mitarbeitende nicht redselig sind. Die überwiegende Redezeit sollte der/dem Mitarbeitenden gehören!
  4. Dauer und Frequenz. Passen Sie diese der Situation an. Sie können von einmal wöchentlich bis einmal pro Quartal von 15 Minuten bis 1 Stunde pro Mitarbeitende/r zusammensitzen.
  5. Ort. Wählen Sie einen Ort und eine Zeit, in der Sie beide ungestört sind. Sie können auch mit der/m Mitarbeitenden einen Spaziergang machen. (Handy auf lautlos!)
  6. Stellen Sie sich positiv auf das Gespräch ein und fokussieren Sie sich auf den Nutzen und was Sie mit dem Gespräch erreichen können. Hören Sie während des Gesprächs gut zu und zeigen Sie am Ende Dankbarkeit und Wertschätzung.

Ziel: Zeiträuber reduzieren

Ziel ist es, dass Sie Ihren Mitarbeitenden Zeit schenken, zuhören, Vertrauen aufbauen, Probleme oder Unsicherheiten erfahren und zeitnah lösen können. Diese Zeit zeigt Ihren Mitarbeitenden Wertschätzung. (Weitere Möglichkeiten zur Wertschätzung finden sie in meinem Blogpost hier.)

Sie denken sich jetzt: Was? Wieso soll ich denn jede Woche mit meinen Mitarbeitenden 30 Minuten sprechen? Ich möchte doch Zeiträuber reduzieren!

Sie sprechen mit Ihren direkten Kontakten, z.B. Teamleitern, diese sprechen wiederum mit Ihren Teammitgliedern. Wenn Sie 8 Führungskräfte haben, die Ihnen direkt unterstellt sind, wären das 4 Stunden pro Woche. Das sind nicht einmal 10% Ihrer Arbeitszeit.

10%, die äusserst sinnvoll investiert wären. Ihre Mitarbeitenden entwickeln sich dadurch weiter, erarbeiten eigene Lösungen, werden selbstständiger und handeln eigenverantwortlicher. Sie sind motivierter und durch den regelmässigen Austausch können Sie sich sicher sein, dass sie in Ihrem Sinn und im Sinn der Unternehmung handeln.

Sie werden ein Vielfaches an Motivation und Engagement zurückerhalten. Störungen und Unterbrechungen werden dann nur noch in Notfällen notwendig sein und es eliminieren sich Ihre Zeiträuber von ganz alleine.

Sie möchten regelmässig Impulse erhalten zu den Themen Leadership, Teamführung und Worklife?

Dann tragen Sie sich gerne in meinen Impulsletter ein.

Die Autorin:
Martina Miciecki ist staatl. geprüfte Betriebswirtin, Betriebliche Mentorin FA und diplomierte Coach. Sie zeigt ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie motivierter und gelassener ihre Führungsrolle ausüben können. Sie lebt in Frauenfeld (Schweiz), liebt ihren Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwört auf Poweryoga für ihre geistige und körperliche Fitness.


Kategorien: LeadershipTeam

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