Mitarbeitergespräche Episode 2: Zeiträuber und wie Du sie loswirst

Zeiträuber, wer kennt sie nicht? Als Chefin oder Chef musst Du ein hohes Pensum in begrenzter Zeit bewältigen. Du stehst unter Druck, priorisierst und wägst laufend ab, für was Du Deine Zeit wann aufwendest. Mitarbeitende, die Fragen haben oder um ein paar Minuten Deiner Zeit bitten, können Dir dann als störend oder zeitraubend erscheinen. Als Vorgesetzter oder Teamleiterin solltest Du jedoch jederzeit ein offenes Ohr für die Anliegen Deiner Mitarbeitenden haben. Wie löst Du das Dilemma?

Was denkst Du? Nimmt die Mitarbeiterin aus dem Comic am nächsten Tag einen zweiten Anlauf?

Vielleicht hat die Frage der Mitarbeitenden tatsächlich bis am anderen Tag Zeit. Vielleicht aber auch nicht. Es ist absolut verständlich, dass Vorgesetzte nicht immer und für jede und jeden ihrer Mitarbeitenden sofort Zeit haben. Oftmals sind Rückfragen oder Unklarheiten jedoch in wenigen Minuten geklärt und können hinterher langwierige Diskussionen oder Folgefehler verhindern, die deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen würden.

Es gibt aber auch Mitarbeitende, die gerne Zuspruch haben oder unsicher sind. Diese gehen daher lieber einmal zu viel fragen und „rauben Deine Zeit“.

Wie also den guten Mittelweg finden, um einerseits für die Mitarbeitenden verfügbar zu sein, aber auf der anderen Seite nicht von Zeiträubern von den wesentlichen Dingen abgelenkt zu werden? Du solltest Dir folgende Fragen zur Klärung stellen:

Wie gut bin ich erreichbar?

Angenommen, Du bist viel unterwegs und nur schwer erreichbar. Du kommst einmal pro Woche ins Büro und Deine Mitarbeitenden stürzen sich wie ein Schwarm Fliegen auf Dich. Wärst Du überrascht oder sogar genervt?

Versetze Dich in die Lage Deiner Mitarbeitenden, die Fragen sammeln müssen bis sie Dich „endlich“ wieder sehen und fragen können. Produktiv ist das nicht.

Überlege Dir, wie Du Deine Verfügbarkeit besser lösen könntest. Könntest Du Fragen zu Fachgebieten delegieren? Könntest Du Sprechstunden einrichten? Könntest Du während der Fahrt das eine oder andere z.B. Telefonat oder Nachricht im Chat bereits erledigen?

Wann und wie oft bin ich verfügbar?

Wie handhabst Du es aktuell mit Deinen Mitarbeitenden? Hast Du die Regelung: Bürotüre offen heisst, man darf zu Dir kommen? Bürotüre geschlossen heisst, Du möchtest nicht gestört werden? Oder gibt es bei Dir Sprechstunden (Audienz) zu festen Zeiten?

Versuche situativ zu handeln. Das bedeutet, Mitarbeitende sollten grundsätzlich jederzeit die Möglichkeit haben, zu Dir zu kommen. Selbst wenn Du das Thema nur anreisst und merkst, dass es mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, ist es nicht schlimm, wenn Du dies signalisierst und einen Termin abmachst, für den Du Dir mehr Zeit einplanen kannst. Der oder die Mitarbeitenden konnte es zumindest ansprechen und wurde nicht, wie im Comic, gleich abgewimmelt.

Du kannst in den ersten Minuten der Schilderungen Deiner Mitarbeitenden priorisieren, ob es eine Frage oder ein Anliegen ist, das nicht nur wichtig, sondern auch dringlich ist (Eisenhower-Prinzip). Dies könntest Du sofort angehen. Ist es das nicht, könntest Du es vertagen und die Mitarbeitende höflich vertrösten.

Situativ bedeutet aber auch, dass Du von Zeit zu Zeit Deine Türe geschlossen hältst, wenn Du in Ruhe und konzentriert arbeiten möchtest. Kommuniziere dies Deinem Team. (Hier bekommst Du weitere Tipps zum besseren Zeitmanagement.) Du kannst auch temporär Dein Telefon umleiten mit der Bitte, dass Anrufe für die nächste Stunde von Deinem Team entgegengenommen werden. Du rufst später oder am anderen Tag zurück. So arbeitest Du effizient und holst wieder Zeit rein.

Höre ich gut zu?

Hörst Du, was Deine Mitarbeitenden Dir zu sagen haben? Oder weisst Du schon vorher, was kommen wird und hörst nicht mehr so richtig zu, weil es „immer das Gleiche ist“? Möööp. Nachvollziehbar, aber nicht gut. Gib, wie oben beschrieben, jedem und jeder Mitarbeitenden die Chance in wenigen Sätzen zu formulieren, wo es brennt oder hakt. Höre hier gut zu und aktiv hin. Danach priorisiert Du und agierst oder vertagst.

Bin ich am Erfolg oder am Mensch interessiert?

Es gibt Mitarbeitende, die selbstständiger sind und einige wenige, die etwas -sagen wir mal- betreuungsintensiver sind. Das wird auch immer so sein und ist auch gut so. Diversität im Team ist wichtig. Wenn Du jedoch ein gewisses Gleichgewicht und eine Fairness walten lassen möchtest, solltest Du alle einigermassen gleichbehandeln. Warum einigermassen? Weil es geheuchelt wäre zu meinen, dass Führungskräfte alle Mitarbeitenden gleich behandeln. Es gibt immer Mitarbeitende, die man etwas lieber mag und welche, mit denen man etwas Mühe hat.

Zeiträuber kannst Du jedoch etwas eindämmen, indem Du mit Deinen Mitarbeitenden regelmässig im Austausch stehst und nicht nur einmal im Jahr zum Qualifikationsgespräch einlädst. Und wenn Du dich austauscht, dann bitte nicht nur, um zu erfahren, ob das Budget erreicht wurde und wie zufrieden die Kunden sind. Damit kannst Du als Eisbrecher in ein Gespräch einsteigen, aber danach bitte tiefer gehen, wie es der/dem Mitarbeitenden geht, was die nächsten Ziele sind sowie reflektieren. Dies nennt man One-on-One-Gespräche (engl. für Einzelgespräche).

Wie geht ein One-on-One-Gespräch?

1. Zeit einplanen und terminieren, so dass ihr beide Euch vorbereiten könnt und ungestört seid.
2. Termin einhalten. Du nimmst Dir Zeit für Deine oder Deinen Mitarbeitenden. Verschieben oder absagen ist wirklich nur in äussersten Notfällen eine Option.
3. Traktanden oder Agenda. Definiere zusammen mit Deiner oder Deinem Mitarbeitenden Themen. Ein Ablauf könnte z.B. wie folgt sein: Gesprächsbeginn (Eisbrecher, positiver Start), wie es geht und was momentan ansteht. Danach die aktuellen Herausforderungen, mögliche Lösungen, Weiterentwicklung der/des Mitarbeitenden, Pläne/Vorhaben der Firma, offene Punkte, Abschluss des Gesprächs. Stelle Fragen, wenn der oder die Mitarbeitende nicht redselig ist. Die überwiegende Redezeit sollte der/dem Mitarbeitenden gehören!
4. Dauer und Frequenz. Passe diese der Situation an. Du kannst von einmal wöchentlich bis einmal pro Quartal von 15 Minuten bis 1 Stunde pro Mitarbeitende/r zusammensitzen.
5. Ort. Wähle einen Ort und eine Zeit, in der Ihr beide ungestört seid. Du kannst auch mit der/m Mitarbeitenden einen Spaziergang machen. (Handy auf lautlos!)
6. Stell Dich positiv auf das Gespräch ein und fokussiere Dich auf den Nutzen und was Du mit dem Gespräch erreichen kannst. Höre während des Gesprächs gut zu und zeige am Ende Dankbarkeit und Wertschätzung.

Allgemeine Informationen zum Thema Mitarbeitergespräche findest Du hier. Wenn Du es mit frechen oder aufmüpfigen Mitarbeitenden zu tun hast, kann ein Kritikgespräch anstehen. Dabei kann Dir mein Blitz-Kurs Kritikgespräche Unterstützung geben.

Ziel: Zeiträuber reduzieren

Ziel ist es, dass Du Deinen Mitarbeitenden bewusst Zeit schenkst, zuhörst, Vertrauen aufbaust, Probleme oder Unsicherheiten erfährst und direkt angehen kannst. Diese Zeit zeigt Deinen Mitarbeitenden Wertschätzung. (Weitere Möglichkeiten zur Wertschätzung findest Du in meinem Blogpost hier.)

Du denkst dir jetzt: Was? Wieso soll ich denn jede Woche mit meinen Mitarbeitenden 30 Minuten sprechen? Ich möchte doch Zeiträuber reduzieren!

Folgendermassen: Du sprichst mit Deinen direkten Kontakten, z.B. Teamleiter:innen, diese sprechen wiederum mit ihren Teammitgliedern. Wenn Du 8 Führungskräfte hast, die Dir direkt unterstellt sind, wären das 4 Stunden pro Woche (8 x 0.5 Stunden). Das sind vermutlich nicht einmal 10% Deiner Arbeitszeit.

10%, die äusserst sinnvoll investiert sind. Deine Mitarbeitenden entwickeln sich dadurch kontinuierlich weiter, erarbeiten eigene Lösungen, werden selbstständiger und handeln eigenverantwortlicher. Sie sind motivierter und durch den regelmässigen Austausch kannst Du dir sicher sein, dass sie in Deinem Sinn und im Sinn der Unternehmung handeln oder bei Bedarf Korrekturmassnahmen einleiten.

Du wirst ein Vielfaches an Motivation und Engagement zurückerhalten. Störungen und Unterbrechungen werden dann nur noch in Notfällen notwendig sein und es eliminieren sich Deine Zeiträuber nach und nach von ganz alleine.

So kann ich Dich unterstützen

Leadership DNA: Dein nächstes Ziel ist eine Führungsposition oder Du bist bereits in einer gestartet? Hier lernst Du, wie Du mit Herz und Verstand führst. In meinem Coaching-Programm erfährst Du, wie Du Deinen Führungsstil entwickelst und Deine Fähigkeiten optimal einsetzt. Wie Du Dich selbst clever organisierst und Dein Team smart führst, so dass Du richtig durchstartest und langfristig Spass an der Führungsrolle hast. (Coaching-Programm mit Lern-Modulen, Live-Sprechstunde und eigener App.)

Leadership Academy Online: Lernen, wann und wo Du willst? Das geht mit meinen Online-Angeboten. Ob Kurs, Workshop oder Coaching, ob Kurzzeit-Hilfe oder Langzeit-Support, ob Du alleine lernen oder von mir begleitet werden willst. In meiner Leadership Academy findest Du das passende Angebot für Dich. Zur Academy

Leadership Boost: Du wünschst Dir eine exklusive Betreuung? Die gibt es hier. Nur Du und ich – intensive Zusammenarbeit, um Klarheit und Ausrichtung zu finden, Führungsfragen zu klären, Herausforderungen zu überwinden, selbstbewusster und mutiger, entspannter und gelassener, kreativer und innovativer zu werden, um Deine Träume und Ziele zu verwirklichen oder Lösungen und neue Perspektiven zu finden. (Einzelbegleitung individuell und intensiv.)

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Die Autorin: Hallo, ich bin Martina, diplomierte Coach und Betriebliche Mentorin FA. Ich zeige ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie souveräner, charismatischer und erfolgreicher ihre Führungsrolle ausüben können. Ich lebe in Frauenfeld (Schweiz), liebe meinen Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwöre auf Poweryoga für meine geistige und körperliche Fitness.