Offboarding – den Austritt professionell durchführen

Wusstest Du, dass ca. 70% der Mitarbeitenden, die ein Unternehmen verlassen haben, noch Zugriff auf die firmeninternen Unterlagen oder Systeme haben? Und hast Du Dir schon einmal darüber Gedanken gemacht, welchen Einfluss – positiv wie negativ- ehemalige Mitarbeitende auf das Image des Unternehmens haben? Ein professioneller Offboarding-Prozess ist daher essenziell. Wie das geht, erfährst Du hier.

Offboarding: Definition und Ziele

Als „Offboarding“ (engl. für „von-Bord-gehen“) bezeichnet man den Austritts-Prozess aus einer Firma, egal ob die oder der Mitarbeitende das Unternehmen freiwillig oder unfreiwillig verlässt.

Interessanterweise machen sich Geschäftsleiter:innen und Personalverantwortliche bei einem Austritt noch weniger Gedanken als bei einem Eintritt. (In meinem Artikel zum Thema Onboarding findest Du alle Tipps und notwendigen Schritte für einen perfekten Eintritt).

Nach dem Motto „aus den Augen aus dem Sinn“ scheint die Trennung mit der Kündigung bereits vollzogen. Ich habe es nicht selten erlebt, da wurden Mitarbeitende ab dem Zeitpunkt der Kündigung nicht mehr informiert, ja sogar ignoriert und ausgegrenzt. Die Kündigung wurde von den Vorgesetzten persönlich genommen und „weil die Person eh bald weg ist“, wurde sie nicht mehr eingebunden. Grosser grosser Fehler!

Denn auch der letzte Eindruck zählt: ein professionelles Offboarding macht den Abschied leichter, minimiert Kosten und senkt Risiken. Zudem kannst Du über einen professionellen Austritts-Prozess -auch Exit-Management genannt- dafür sorgen, dass möglichst viel Wissen und Expertise im Unternehmen verbleibt und der Abschied eines oder einer Mitarbeitenden sogar das Image stärkt. Wie das möglich ist, erfährst Du genau jetzt.

Ablauf eines Offboardings

Um einen Austritt bestmöglich zu organisieren, erstellest Du am besten eine tabellarische Checkliste. Diese Liste sollte unter anderem folgende Punkte enthalten:

• Aufgaben, wie z.B. Kündigung an den direkten Vorgesetzten resp. Personalbüro oder HR-Abteilung melden; Zeugnis vorbereiten; Gegenstände zur Rückgabe auflisten etc.
• Verantwortlichkeiten, also wer kümmert sich um was: Zeugnis erstellen = HR; Online-Zugang oder Badges nach Austritt sperren = IT; Austrittsgespräch planen = Vorgesetzte/r; Arbeitsmaterialien retournieren = Mitarbeitender etc.
• Fristen, bis wann wer was erledigt haben muss

Solltest Du oder das Personalbüro noch keine Checkliste haben, findest Du Vorlagen entweder in Deiner HR-Software oder im Internet, z.B. hier oder hier. Die Checkliste hilft Dir dabei, dass Dir keine Details durchrutschen und spart Dir vor allen Dingen Zeit, da Du nicht bei jedem Austritt von Neuem darüber nachdenken musst, was zu tun ist.

Fettnäpfchen vermeiden

Wenn Du eine Checkliste erstellt hast, kannst Du die Punkte systematisch abarbeiten und so peinliche Fettnäpfchen vermeiden, indem z.B. fälschlicherweise der Lohn weiterläuft auch nach Austritt oder ein Arbeitszeugnis erstellt wird, obwohl die/der Mitarbeitende pensioniert wird.

Es ist daher wichtig, dass Du die Liste je nach Austritt noch individuell anpasst. Unterscheide hierbei:

• Hat die/der Mitarbeitende gekündigt
• Hat das Unternehmen der/dem Mitarbeitenden gekündigt
• Geht die/der Mitarbeitende in Pension

Zudem solltenst Du noch differenzieren zwischen:

• Mitarbeitende im Angestelltenverhältnis ohne besondere Verantwortung
• Mitarbeitende mit leitender Funktion oder langjähriger Betriebszugehörigkeit

Warum Du hier eine Unterscheidung treffen solltest liegt auf der Hand. Eine Person, die während der Probezeit geht, ist im Austritt einfacher zu organisieren, als ein Mitglied der Geschäftsleitung, das nach 30 Jahren pensioniert wird. Schauen wir uns den Ablauf genauer an.

Die Zeit bis zum Austritt nutzen

Ja, richtig gelesen. Es gilt die Zeit bis zum Austritt zu nutzen! So, wie das Onboarding am Tag der Vertragsunterzeichnung beginnt, startet das Offboarding an dem Tag, an dem die Trennung klar ist. Für eine Trennung benötigt es eine Kündigung, fristlose Entlassung oder – im Falle einer Pensionierung – das definierte Datum der ordentlichen Pensionierung.

Berücksichtige die folgenden Punkte für die Zeit bis zum Austritt:

1. Kommunikation
2. Administratives
3. Rückgabe vom Betriebsmaterial
4. Letzter Tag

Schweigen ist hier kein Gold

Viele machen leider den Fehler und nutzen die Zeit der Kündigungsfrist nicht sinnvoll. Im schlimmsten Fall schweigt man die Kündigung tot, geht sich aus dem Weg und wartet sehnlichst auf den letzten Arbeitstag. Totale Katastrophe!

Sicherlich ist es im Falle einer Kündigung für keine Seite einfach, aber nur wenn Du in der Kommunikation bleibst, kannst Du Risiken minimieren und Kosten vermeiden. Bleibe daher vom Zeitpunkt der Kündigung bis zum Tag des Austritts mit Deiner/Deinem Mitarbeitenden in Kontakt, im besten Fall auch noch danach.

1. Kommunikation im Offboarding

Mit der/dem Mitarbeitenden: besprich sachlich und in Ruhe, warum es zur Kündigung gekommen ist. Hat die/der Mitarbeitende gekündigt, frage nach den Gründen und nimm die Kritik konstruktiv auf. Sie oder er kann Dir einen guten Einblick in betriebsinterne Schwachstellen geben.

Informiere die oder den Mitarbeitende/n über die nächsten Schritte und wie Du Dir die verbleibende Zeit vorstellst, welche Erwartungen und Wünsche Du hast. Frage aber auch, wie sich die/der Mitarbeitende die verbleibende Zeit vorstellt. Und kläre, ob die oder der Mitarbeitende für die Einarbeitung des Nachfolgers zur Verfügung steht, Du eine interne Regelung suchen musst oder Checkliste zur Übergabe erstellen lässt.

Mit den Kolleg:innen und Kund:innen: besprecht miteinander, wann und wie die Kündigung an die Kolleg:innen und Kund:innen kommuniziert wird. Manche Mitarbeitende möchten es sofort verkünden, manche erst am letzten Tag. Findet eine gemeinsame Lösung für intern und extern und versuche die Wünsche der/des Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Wichtig ist: definiert eine einheitliche Kommunikation, haltet die Regelung eventuell schriftlich fest und sei transparent – vor allem den Kund:innen gegenüber. Ansonsten kann die Gerüchteküche sehr schnell negativ nach aussen dringen und dem Ruf schaden. Teile den Kunden mit, wie die weitere Zusammenarbeit aussehen wird und wie die Nachfolge geregelt ist, so dass die Kunden kontinuierlich betreut sind.

Mit der Geschäftsleitung: besprecht intern, bei welchen Sitzungen die/der Mitarbeitende noch anwesend sein sollte. Gerade bei Austritten von Personen in leitender Funktion kann es durchaus Sinn machen, dass diese nicht mehr an Meetings mit Einblick in die Zahlen und anstehenden Projekten teilnimmt. Diese Informationen könnten für Mitbewerber interessant sein.

In der Regel haben leitende Angestellte jedoch eine Verschwiegenheitsklausel im Vertrag. Oder sie werden freigestellt ab dem Zeitpunkt der Kündigung, d.h. sie werden bis zum Ende der Kündigungsfrist bezahlt, kommen aber nicht mehr arbeiten.

2. Administratives im Offboarding

Personalbüro: informiere die zuständigen Personen zur Berechnung der verbleibenden Ferientage, Überstunden, offene Forderungen oder Rückzahlungsverpflichtungen, so dass dies bis zum Austritt organisiert und beglichen werden kann.

HR-Abteilung/Vorgesetzter: bereite alle Austrittsdokumente vor, darunter auch das Arbeitszeugnis. In der Regel gibt die HR-Abteilung einen Bewertungsbogen zur Vorbereitung des Zeugnisses an die oder den direkten Vorgesetzten. Hier können eine allgemeine Bewertung aber auch besonders zu erwähnende Punkte notiert werden, die in das Zeugnis einfliessen sollen. Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend sein. Zeige also Wertschätzung und bedenke, dass es für den zukünftigen Werdegang wichtig ist. Wenn ihr es gut miteinander habt, biete Dich als Referenz für künftige Arbeitgeber an.

Austrittsgespräch: plane zeitnah einen Termin für ein Austrittsgespräch an einem der letzten Arbeitstage ein.

Verabschiedung: kläre intern, ob es eine offizielle Verabschiedung geben wird, wer ein paar Worte an die oder den Mitarbeitenden erbringen wird und ob etwas organisiert werden soll. Informiere die Kolleg:innen über eine geplante Abschiedsfeier, Sammlungen für ein Geschenk oder Unterschrift auf eine Karte.

3. Rückgabe von Betriebsmaterial im Offboarding

Deine Checkliste sollte eine vollständige Liste der Dinge enthalten, die zurückgegeben oder gelöscht werden müssen. Die Rückgabe sollte spätestens am letzten Arbeitstag erfolgen. Beispielsweise:

• Zutrittsbadge
• Schlüssel
• Hardware, wie z.B. Laptop, Tastatur, Maus, Kamera, o.ä.
• Geschäftswagen und -handy
• Passwörter, Zugangsdaten ändern oder löschen
• Abmelden oder Umleiten der E-Mail auf Nachfolger
• Persönliche Daten und Notizen löschen, sofern diese keinen Einfluss auf pendente Projekte haben und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist z.B. bei Rechnungen

4. Letzter Tag des Offboardings

Übergabe: prüfe, dass Aufgaben und Projekte, die nicht abgeschlossen sind, übergeben wurden und reibungslos von Nachfolger:in oder Kolleg:innen übernommen werden können.

Austrittsgespräch: führe das geplante Austrittsgespräch, übergib das Zeugnis, weitere Dokumente und fordere die Betriebsmaterialien gemäss Checkliste ein. Aber vor allem, schaut auf die schönen gemeinsamen Momente zurück, bedanke Dich für die Zusammenarbeit und frage, wie es beim Mitarbeitenden weitergeht, sofern Du es nicht bereits weisst.

Schaffe einen guten und respektvollen Ausstieg und im besten Fall gibt es in Deinem Unternehmen eine Alumni-Organisation, d.h. regelmässige Events, bei denen sich ehemalige Mitarbeitende wiedersehen können. Dadurch ist es sogar möglich, dass ehemalige Mitarbeitende in Zukunft wieder Mitarbeitende, Kunden oder Vermittler werden. Und Dein Unternehmen positiv nach aussen tragen, indem sie gute Bewertungen auf Bewertungsportalen schreiben, wie z.B. Kununu oder in einer Community wie reddit. Und Dein Unternehmen dadurch wieder gute Mitarbeitende finden kann.

Verabschiedung: ob es eine offizielle Verabschiedung gibt oder nicht, Du als direkte/r Vorgesetzte/r solltest Dich auf jeden Fall und persönlich von Deiner oder Deinem Mitarbeitenden verabschieden. Danke für die gute Zusammenarbeit, den ausserordentlichen Einsatz für die Firma und erwähne besondere Momente. Je nach Gepflogenheiten der Firma könntest Du einen kleinen Umtrunk organisieren, für ein Geschenk sammeln oder ihr geht mit dem Team am Abend essen. Hinterlasse auf jeden Fall einen professionellen und positiven letzten Eindruck.

Während meiner langjährigen Laufbahn als Führungskraft habe ich einige Mitarbeitende kommen und gehen sehen. Ein strukturierter Prozess hat den administrativen Ablauf vereinfacht. Viel wichtiger war aber tatsächlich die Kommunikation. Selbst wenn die Trennung schwer oder konfliktreich war, Wut oder Unverständnis im Spiel waren, nie kam es zu einem Rechtsstreit oder ging es vor ein Arbeitsgericht. Die Definition der verbleibenden Zeit bis zum Austritt und der kontinuierliche Austausch sind aus meiner Sicht das A und O.

Gibt es in Deinem Unternehmen bereits einen Offboarding-Prozess?

Schreibe es mir gerne in den Kommentar!

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Die Autorin: Hallo, ich bin Martina, diplomierte Coach und Betriebliche Mentorin FA. Ich zeige ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie souveräner, charismatischer und erfolgreicher ihre Führungsrolle ausüben können. Ich lebe in Frauenfeld (Schweiz), liebe meinen Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwöre auf Poweryoga für meine geistige und körperliche Fitness.