Offboarding – den Austritt professionell durchführen

Veröffentlicht von Martina Miciecki am

Wussten Sie, dass ca. 70% der Mitarbeitenden, die ein Unternehmen verlassen haben, noch Zugriff auf die firmeninternen Unterlagen oder Systeme haben? Und haben Sie sich schon einmal darüber Gedanken gemacht, welchen Einfluss – positiv wie negativ- ehemalige Mitarbeitende auf das Image des Unternehmens haben? Ein professioneller Offboarding-Prozess ist daher essenziell. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Offboarding

Offboarding: Definition und Ziele

Als „Offboarding“ (engl. für „von-Bord-gehen“) bezeichnet man den Austritts-Prozess aus einer Firma, egal ob die oder der Mitarbeitende das Unternehmen freiwillig oder unfreiwillig verlässt.

Interessanterweise machen sich Geschäftsleiter:innen und Personalverantwortliche bei einem Austritt noch weniger Gedanken als bei einem Eintritt. (In meinem Artikel zum Thema Onboarding finden Sie alle Tipps und notwendigen Schritte für einen perfekten Eintritt).

Nach dem Motto „aus den Augen aus dem Sinn“ scheint die Trennung mit der Kündigung bereits vollzogen. Ich habe es nicht selten erlebt, da wurden Mitarbeitende ab dem Zeitpunkt der Kündigung nicht mehr informiert, ja sogar ignoriert und ausgegrenzt. Die Kündigung wurde von den Vorgesetzten persönlich genommen und „weil die Person eh bald weg ist“, wurde sie nicht mehr eingebunden. Grosser Fehler!

Denn auch der letzte Eindruck zählt: ein professionelles Offboarding macht den Abschied leichter, minimiert Kosten und senkt Risiken. Zudem können Sie über einen professionellen Austritts-Prozess -auch Exit-Management genannt- dafür sorgen, dass möglichst viel Wissen und Expertise im Unternehmen verbleibt und der Abschied eines oder einer Mitarbeitenden sogar das Image stärkt. Wie das möglich ist, erfahren Sie jetzt.

Ablauf eines Offboardings

Um einen Austritt bestmöglich zu organisieren, erstellen Sie am besten eine tabellarische Checkliste. Diese Liste sollte unter anderem folgende Punkte enthalten:

  • Aufgaben, wie z.B. Kündigung an den direkten Vorgesetzten resp. Personalbüro oder HR-Abteilung melden; Zeugnis vorbereiten; Gegenstände zur Rückgabe auflisten etc.
  • Verantwortlichkeiten, also wer kümmert sich um was: Zeugnis erstellen = HR; Online-Zugang oder Badges nach Austritt sperren = IT; Austrittsgespräch planen = Vorgesetzte/r; Arbeitsmaterialien retournieren = Mitarbeitender etc.
  • Fristen, bis wann wer was erledigt haben muss

Sollten Sie oder das Personalbüro noch keine Checkliste haben, finden Sie Vorlagen entweder in Ihrer HR-Software oder im Internet, z.B. hier oder hier. Die Checkliste hilft Ihnen dabei, dass Ihnen keine Details durchrutschen und spart Ihnen vor allen Dingen Zeit, da Sie nicht bei jedem Austritt von Neuem darüber nachdenken müssen, was zu tun ist.

Fettnäpfchen vermeiden

Wenn Sie eine Checkliste erstellt haben, können Sie die Punkte systematisch abarbeiten und so peinliche Fettnäpfchen vermeiden, indem z.B. fälschlicherweise der Lohn weiterläuft auch nach Austritt oder ein Arbeitszeugnis erstellt wird, obwohl die/der Mitarbeitende pensioniert wird.

Es ist daher wichtig, dass Sie die Liste je nach Austritt noch individuell anpassen. Unterscheiden Sie hierbei:

  • Hat die/der Mitarbeitende gekündigt
  • Hat das Unternehmen der/dem Mitarbeitenden gekündigt
  • Geht die/der Mitarbeitende in Pension

Zudem sollten Sie noch differenzieren zwischen:

  • Mitarbeitende im Angestelltenverhältnis ohne besondere Verantwortung
  • Mitarbeitende mit leitender Funktion oder langjähriger Betriebszugehörigkeit

Warum Sie hier eine Unterscheidung treffen sollten, liegt auf der Hand. Eine Person, die während der Probezeit geht, ist im Austritt einfacher zu organisieren, als ein Mitglied der Geschäftsleitung, das nach 30 Jahren pensioniert wird. Schauen wir uns den Ablauf genauer an.

Die Zeit bis zum Austritt nutzen

Ja, richtig gelesen. Es gilt die Zeit bis zum Austritt zu nutzen! So, wie das Onboarding am Tag der Vertragsunterzeichnung beginnt, startet das Offboarding an dem Tag, an dem die Trennung klar ist. Für eine Trennung benötigt es eine Kündigung, fristlose Entlassung oder – im Falle einer Pensionierung – das definierte Datum der ordentlichen Pensionierung.

Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte für die Zeit bis zum Austritt:

  1. Kommunikation
  2. Administratives
  3. Rückgabe vom Betriebsmaterial
  4. Letzter Tag

Schweigen ist hier kein Gold

Viele machen leider den Fehler und nutzen die Zeit der Kündigunsfrist nicht sinnvoll. Im schlimmsten Fall schweigt man die Kündigung tot, geht sich aus dem Weg und wartet sehnlichst auf den letzten Arbeitstag. Totale Katastrophe!

Sicherlich ist es im Falle einer Kündigung für keine Seite einfach, aber nur wenn Sie in der Kommunikation bleiben, können Sie Risiken minimieren und Kosten vermeiden. Bleiben Sie daher vom Zeitpunkt der Kündigung bis zum Tag des Austritts mit Ihrer/Ihrem Mitarbeitenden in Kontakt, im besten Fall auch noch danach.

1. Kommunikation im Offboarding

Mit der/dem Mitarbeitenden: besprechen Sie sachlich und in Ruhe, warum es zur Kündigung gekommen ist. Hat die/der Mitarbeitende gekündigt, fragen Sie nach den Gründen und nehmen Sie Kritik konstruktiv auf. Sie oder er kann Ihnen einen guten Einblick in betriebsinterne Schwachstellen geben.

Informieren Sie Ihre/n Mitarbeitende/n über die nächsten Schritte und wie Sie sich die verbleibende Zeit vorstellen, welche Erwartungen und Wünsche Sie haben. Fragen Sie aber auch, wie sich die/der Mitarbeitende die verbleibende Zeit vorstellt. Und klären Sie, ob die oder der Mitarbeitende für die Einarbeitung des Nachfolgers zur Verfügung steht, Sie eine interne Regelung suchen oder Checkliste zur Übergabe erstellen lassen.

Mit den Kolleg:innen und Kund:innen: besprechen Sie, wann und wie die Kündigung an die Kolleg:innen und Kund:innen kommuniziert wird. Manche Mitarbeitende möchten es sofort verkünden, manche erst am letzten Tag. Finden Sie eine gemeinsame Lösung für intern und extern und versuchen Sie die Wünsche der/des Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Wichtig ist: definieren Sie eine einheitliche Kommunikation, halten Sie die Regelung eventuell schriftlich fest und seien Sie transparent – vor allem den Kund:innen gegenüber. Ansonsten kann die Gerüchteküche sehr schnell negativ nach aussen dringen und dem Ruf schaden. Teilen Sie den Kunden mit, wie die weitere Zusammenarbeit aussehen wird und wie die Nachfolge geregelt ist, so dass die Kunden kontinuierlich betreut sind.

Mit der Geschäftsleitung: besprechen Sie intern, bei welchen Sitzungen die/der Mitarbeitende noch anwesend sein sollte. Gerade bei Austritten von Personen in leitender Funktion kann es durchaus Sinn machen, dass diese nicht mehr an Meetings mit Einblick in die Zahlen und anstehenden Projekten teilnimmt. Diese Informationen könnten für Mitbewerber interessant sein.

In der Regel haben leitende Angestellte jedoch eine Verschwiegenheitsklausel im Vertrag. Oder sie werden freigestellt ab dem Zeitpunkt der Kündigung, d.h. sie werden bis zum Ende der Kündigungsfrist bezahlt, kommen aber nicht mehr arbeiten.

2. Administratives im Offboarding

Personalbüro: informieren Sie die zuständigen Personen zur Berechnung der verbleibenden Ferientage, Überstunden, offene Forderungen oder Rückzahlungsverpflichtungen, so dass dies bis zum Austritt organisiert und beglichen werden kann.

HR-Abteilung/Vorgesetzter: bereiten Sie alle Austrittsdokumente vor, darunter auch das Arbeitszeugnis. In der Regel gibt die HR-Abteilung einen Bewertungsbogen zur Vorbereitung des Zeugnisses an die oder den direkten Vorgesetzten. Hier können eine allgemeine Bewertung aber auch besonders zu erwähnende Punkte notiert werden, die in das Zeugnis einfliessen sollen. Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend sein. Zeigen Sie also Wertschätzung und bedenken Sie, dass es für den zukünftigen Werdegang wichtig ist. Wenn Sie es gut miteinander haben, bieten Sie sich als Referenz für künftige Arbeitgeber an.

Austrittsgespräch: planen Sie zeitnah einen Termin für ein Austrittsgespräch an einem der letzten Arbeitstage ein.

Verabschiedung: klären Sie intern, ob es eine offizielle Verabschiedung geben wird, wer ein paar Worte an die oder den Mitarbeitenden erbringen wird und ob etwas organisiert werden soll. Informieren Sie die Kolleg:innen über eine geplante Abschiedsfeier, Sammlungen für ein Geschenk oder Unterschrift auf eine Karte.

3. Rückgabe von Betriebsmaterial im Offboarding

Ihre Checkliste sollte eine vollständige Liste der Dinge enthalten, die zurückgegeben oder gelöscht werden müssen. Die Rückgabe sollte spätestens am letzten Arbeitstag erfolgen. Beispielsweise:

  • Zutrittsbadge
  • Schlüssel
  • Hardware, wie z.B. Laptop, Tastatur, Maus, Kamera, o.ä.
  • Geschäftswagen und -handy
  • Passwörter, Zugangsdaten ändern oder löschen
  • Abmelden oder Umleiten der E-Mail auf Nachfolger
  • Persönliche Daten und Notizen löschen, sofern diese keinen Einfluss auf pendente Projekte haben und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist z.B. bei Rechnungen

4. Letzter Tag des Offboardings

Übergabe: prüfen Sie, dass Aufgaben und Projekte, die nicht abgeschlossen sind, übergeben wurden und reibungslos von Nachfolger:in oder Kolleg:innen übernommen werden können.

Austrittsgespräch: führen Sie das geplante Austrittsgespräch, übergeben Sie das Zeugnis, weitere Dokumente und fordern Sie die Betriebsmaterialien gemäss Checkliste ein. Aber vor allem, schauen Sie auf die schönen gemeinsamen Momente zurück, bedanken Sie sich für die Zusammenarbeit und fragen Sie, wie es beim Mitarbeitenden weitergeht, sofern Sie es nicht bereits wissen.

Schaffen Sie einen guten und respektvollen Ausstieg und im besten Fall gibt es in Ihrem Unternehmen eine Alumni-Organisation, d.h. regelmässige Events, bei denen sich ehemalige Mitarbeitende wiedersehen können. Dadurch ist es sogar möglich, dass ehemalige Mitarbeitende in Zukunft wieder Mitarbeitende, Kunden oder Vermittler werden. Und Ihr Unternehmen positiv nach aussen tragen, indem Sie gute Bewertungen auf Bewertungsportalen schreiben, wie z.B. Kununu oder reddit. Und Ihr Unternehmen dadurch wieder gute Mitarbeitende finden kann.

Verabschiedung: ob es eine offizielle Verabschiedung gibt oder nicht, Sie als Vorgesetzte/r sollten sich auf jeden Fall und persönlich von Ihrer oder Ihrem Mitarbeitenden verabschieden. Danken Sie für die gute Zusammenarbeit, den ausserordentlichen Einsatz für die Firma und erwähnen Sie besondere Momente. Je nach Gepflogenheiten der Firma können Sie einen kleinen Umtrunk organisieren, für ein Geschenk sammeln oder Sie gehen mit dem Team am Abend essen. Hinterlassen Sie auf jeden Fall einen professionellen und positiven letzten Eindruck.

Während meiner langjährigen Laufbahn als Führungskraft habe ich einige Mitarbeitende kommen und gehen sehen. Ein strukturierter Prozess hat den administrativen Ablauf vereinfacht. Viel wichtiger war aber tatsächlich die Kommunikation. Selbst wenn die Trennung schwer oder konfliktreich war, Wut oder Unverständnis im Spiel waren, nie kam es zu einem Rechtsstreit oder ging es vor ein Arbeitsgericht. Die Definition der verbleibenden Zeit bis zum Austritt und der kontinuierliche Austausch sind aus meiner Sicht das A und O.

Gibt es in Ihrem Unternehmen bereits einen Offboarding-Prozess?

Schreiben Sie es mir gerne in den Kommentar!

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Die Autorin:
Martina Miciecki ist staatl. geprüfte Betriebswirtin, Betriebliche Mentorin FA und diplomierte Coach. Sie zeigt ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie motivierter und gelassener ihre Führungsrolle ausüben können. Sie lebt in Frauenfeld (Schweiz), liebt ihren Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwört auf Poweryoga für ihre geistige und körperliche Fitness.


Kategorien: Leadership

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