Onboarding: so gelingt die Einarbeitung Deiner neuen Mitarbeitenden

Freude herrscht. Du konntest eine offene Position endlich besetzen und kannst den Tag kaum erwarten, an dem Unterstützung in Form einer oder eines neuen Mitarbeitenden naht. Das Personalbüro kümmert sich um alles Weitere und für Dich ist somit der Job erledigt. Weit gefehlt! Infos, welche Fehler Du tunlichst vermeidest, und eine Anleitung zum perfekten Onboarding bekommst Du hier.

Onboarding: Definition und Ziele

Die klassische Einarbeitung wird heute vielfach Onboarding genannt. Ziel des Unternehmens ist es also, den oder die neue Mitarbeitende möglichst schnell und gut „an Bord“ zu holen, also bestmöglich zu integrieren.

Dies bezieht sich jedoch nicht nur auf die fachliche Seite, d.h. die oder der Neue sollten möglichst schnell den Betrieb mit ihrem Wissen oder Arbeitsleistung unterstützen. Nein, Du als Führungsperson solltest dafür sorgen, dass sich Dein Neuzugang schnell willkommen und wohl fühlt. Es ist eine Kombination der Fach- und der Sozialkomponente, die von Anfang an eine Basis der Sicherheit und des Vertrauens schaffen soll – auf beiden Seiten. Ziel ist schliesslich eine gute, erfolgreiche und lange Zusammenarbeit.

Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Ich hoffe nicht, dass Du beim Lesen der Überschrift erschrocken bist, weil Du selbst das noch nie als Mitarbeitende/r erlebt oder als Führungskraft umgesetzt hast.

Onboarding startet am Tag der Vertragsunterzeichnung. Du hattest gute Gespräche, ihr seid euch einig, dass ihr miteinander arbeiten möchtet und auch die Vertragsdetails stimmen. Lade die Person zur Unterzeichnung nochmals ein. Mache bei Führungspositionen daraus ein Erlebnis, bei dem ihr nach der Besiegelung gemeinsam darauf anstosst und auch die KaderkollegInnen dazuholt.

Sofern nicht schon vorher geschehen, mache im Anschluss einen Rundgang durch die Abteilung oder die Firma. Stelle die zukünftigen KollegInnen oder Mitarbeitenden vor.

Besprechen am Ende des Rundgangs und Vorstellens, wie es weitergeht, bevor Du Deinen neuen Mitarbeitenden oder Deine neue Mitarbeitende mit ein paar netten Worten und dem Ausdruck der Freude für eine gute Zusammenarbeit verabschiedest.

Onboarding: Zeit bis zum ersten Arbeitstag

Es gibt nichts Schlimmeres, als am ersten Arbeitstag aufzutauchen und das Gefühl zu haben, man wurde nicht erwartet oder es war nicht wichtig, dass es einen eigenen Arbeitsplatz gibt.

Stell Dir vor, Du kommst an Deinem ersten Tag an und niemand weiss Bescheid! Wie würdest Du Dich fühlen?

Die Zeit bis zum Eintritt solltest Du daher nutzen, um den Arbeitsplatz zu organisieren und Deinem neuen Teammitglied das Gefühl zu geben, dass ihr euch alle schon sehr freut.

Nach der Vertragsunterzeichnung wären unter anderem folgende Punkte empfehlenswert:

• gib sofort Zugang zu den internen sozialen Netzwerken. So können sich neue Mitarbeitende an die Kommunikationsstruktur des Unternehmens gewöhnen, sich einlesen oder sogar schon vorstellen und mit den neuen KollegInnen austauschen. Am besten setzt Du bereits den ersten Post, in dem Du die neue Kollegin von den anderen Teammitgliedern willkommen heissen lasst. Du schaffst direkt ein Gefühl der Zugehörigkeit. 
  
  
• gib Zugang zu relevanten Dokumenten, die auf dem Firmenserver liegen oder sende Informationen oder Präsentationen zur Unternehmenskultur, Arbeitsabläufe, Firmenbroschüre, Sicherheitsrichtlinien und Co. per E-Mail (oder auf dem Postweg) zu. So haben neue Mitarbeitende bereits ein paar Informationen gelesen, gesehen oder gehört und können sich am ersten Arbeitstag bereits auf andere Dinge konzentrieren. 
  
  
• organisiere einen Arbeitsplatz, PC/Laptop mit entsprechenden Logins, Schlüssel oder Badge, Zugangsberechtigung zum Gebäude, Garderobenkasten, Anmeldung zum internen Schulungsprogramm, Visitenkarten o.ä. 
  
  
• erstelle einen Einarbeitungsplan oder eine Onboarding-Checkliste mit den wichtigsten Punkten. Dieses dient zur Orientierung für beide Parteien, aber auch für Kollegen oder Kolleginnen, die an der Einarbeitung beteiligt sind. Vielleicht gibt es in Deinem Unternehmen sogar ein Onboarding-Konzept? Damit zeigst Du nicht nur die Wichtigkeit eines Onboardings in Deiner Firma auf, sondern zeigst zudem Wertschätzung.
  
  
• definiere einen Paten/Mentorin/Buddy, die oder der die ersten Wochen als AnsprechpartnerIn für Fragen oder Anliegen zur Verfügung steht. 
  
  
• organisiere ein kleines Willkommensgeschenk oder einen Willkommensgruss: ein Werbegeschenk der Firma, eine Spezialität des Ortes, eine Willkommensmail, wenn die oder der Neue seinen PC das erste Mal startet, eine Karte der KollegInnen, in der sie ihn oder sie willkommen heissen, einen kleinen Umtrunk vor Feierabend etc.

Ein Onboarding-Prozess kann je nach Aufgabengebiet auch automatisiert werden. Gerade bei vielen Mitarbeitenden eignet sich ein automatisierter Prozess, weil Du diesen nur einmal erstellen musst, dieser dann aber als E-Mail-Serie automatisch versendet wird und Mitarbeitende sogar daran erinnert. Klick-Tipp* (Werbelink) bietet solche Automatisationen.

Onboarding am ersten Arbeitstag

Wenn Du die vorher genannten Punkte beherzigt hast, sollte es folglich nicht passieren, dass Deine neuen Mitarbeitenden…

• nicht wissen, wann sie beginnen und wo sie sich melden sollen
• nicht am Pförtner vorbeikommen, weil dieser keine Information hat
• KollegInnen ihn oder sie völlig verwundert ansehen und
• hektisch eine Ecke ihres Schreibtisches freiräumen und einen Stuhl vom Nachbarbüro holen, damit die oder der Neue sich setzen kann
• den ersten Tag nur zusehen, was die KollegInnen machen und früher nach Hause gehen dürfen, weil keiner weiss, was genau er mit ihnen machen soll
• irritiert oder demotiviert den ersten Arbeitstag beschliessen

Das perfekte Onboarding

1. Die oder der Mitarbeitende wird persönlich am ersten Tag von Dir willkommen geheissen
   
   
2. Ihr trinkt zusammen einen Kaffee oder Tee und Du lässt die neue Person ankommen
   
   
3. Du führst die Person zu ihrem Arbeitsplatz. Dort liegen ein kleines Geschenk/Gruss, Visitenkarten, Einarbeitungsplan und Zugangsdaten bereit sowie eine Liste der wichtigen Telefonnummern (oder digitales Telefonbuch)
   
   
4. Du stellst das Team vor (sofern nicht vorab bereits geschehen)
   
   
5. Du stellst die Patin/Mentor/Buddy vor, der die weitere Einführung übernimmt
   
   
6. Du oder der Buddy zeigen Umkleide, WC, Pausenraum, Verpflegungsmöglichkeiten
   
   
7. Du vereinbarst, dass ihr euch zum Mittagessen trefft (optional)
   
   
8. Du vereinbarst, dass ihr euch vor Feierabend trefft, um den ersten Tag zu besprechen (Gibt es Fragen? Wie fühlt er/sie sich? Wie wurde er/sie aufgenommen? Sind die Aufgaben für die nächsten Tage klar?)
   
   
9. Ihr macht weitere Termine ab, z.B. mit dem Personalbüro, Geschäftspartnern, Kunden
   
   
10. Ihr stosst zusammen mit den Kollegen an und Du richtest ein paar nette Worte in die Runde
    
    
11. Ihr trefft euch zuerst im Wochen-, dann im Monatsrhythmus für Feedback-Gespräche

Danach steht Deine Führungskompetenz im Vordergrund, wie Du auch nach dem Onboarding weiterhin Wertschätzung zeigst, ein Teambuilding oder Sitzungen durchführst.

Tipps dazu findest Du in meinen Blogposts zum Thema Wertschätzung, Teambuilding und Sitzungen attraktiv gestalten. 

Entdeckungsreise Führungskraft

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Die Autorin: Hallo, ich bin Martina, diplomierte Coach und Betriebliche Mentorin FA. Ich zeige ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie souveräner, charismatischer und erfolgreicher ihre Führungsrolle ausüben können. Ich lebe in Frauenfeld (Schweiz), liebe meinen Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwöre auf Poweryoga für meine geistige und körperliche Fitness.