Onboarding: so gelingt die Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeitenden

Veröffentlicht von Martina Miciecki am

Freude herrscht. Sie konnten die offene Position endlich besetzen und können den Tag kaum erwarten, an dem Unterstützung in Form einer oder eines neuen Mitarbeitenden naht. Das Personalbüro kümmert sich um alles Weitere und für Sie ist somit der Job erledigt. Weit gefehlt! Warum das sogenannte Onboarding (engl. für „An-Bord-Holen“) völlig unterschätzt wird und warum die Mitarbeitermotivation für Sie vor dem ersten Arbeitstag beginnt, erfahren Sie hier und jetzt.

Onboarding: Definition und Ziele

Die klassische Einarbeitung wird heute vielfach Onboarding genannt. Ziel des Unternehmens ist es also, den oder die neue Mitarbeitende möglichst schnell und gut „an Bord“ zu holen, also bestmöglich zu integrieren.

Dies bezieht sich jedoch nicht nur auf die fachliche Seite, d.h. die oder der Neue sollten möglichst schnell den Betrieb mit ihrem Wissen oder Arbeitsleistung unterstützen. Nein, Sie als Führungsperson sollten dafür sorgen, dass sich Ihr Neuzugang schnell willkommen und wohl fühlt. Es ist eine Kombination der Fach- und der Sozialkomponente, die von Anfang an eine Basis der Sicherheit und des Vertrauens schaffen soll – auf beiden Seiten. Ziel ist schliesslich eine gute, erfolgreiche und lange Zusammenarbeit.

Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Ich hoffe nicht, dass Sie beim Lesen der Überschrift erschrocken sind, weil Sie das noch nie als Mitarbeitende/r erlebt oder als Führungskraft umgesetzt haben.

Onboarding startet am Tag der Vertragsunterzeichnung. Sie hatten gute Gespräche, sind sich einig, dass sie miteinander arbeiten möchten und auch die Vertragsdetails stimmen. Laden Sie die Person zur Unterzeichnung nochmals ein. Machen Sie bei Führungspositionen daraus ein Erlebnis, in dem Sie nach der Besiegelung gemeinsam darauf anstossen und auch die KaderkollegInnen dazuholen.

Sofern nicht schon vorher geschehen, machen Sie im Anschluss einen Rundgang durch die Abteilung oder die Firma. Stellen Sie die zukünftigen KollegInnen oder Mitarbeitenden vor. Besprechen Sie am Ende, wie es weitergeht, bevor Sie Ihren neuen Mitarbeitenden oder Ihre neue Mitarbeitende mit ein paar netten Worten und dem Ausdruck der Freude für eine gute Zusammenarbeit verabschieden.

Onboarding: Zeit bis zum ersten Arbeitstag

Es gibt nichts Schlimmeres, als am ersten Arbeitstag aufzutauchen und das Gefühl zu haben, man wurde nicht erwartet oder es war nicht wichtig, dass es einen eigenen Arbeitsplatz gibt. Stellen Sie sich vor, Sie kommen an Ihrem ersten Tag an und niemand weiss Bescheid! Wie würden Sie sich fühlen?

Die Zeit bis zum Eintritt sollten Sie daher nutzen, um den Arbeitsplatz zu organisieren und Ihrem neuen Teammitglied das Gefühl zu geben, dass Sie sich alle schon sehr freuen.

Nach der Vertragsunterzeichnung wären unter anderem folgende Punkte empfehlenswert:

  • geben Sie sofort Zugang zu den internen sozialen Netzwerken. So können sich neue Mitarbeitende an die Kommunikationsstruktur des Unternehmens gewöhnen, sich einlesen oder sogar schon vorstellen und mit den neuen KollegInnen austauschen. Am besten setzen Sie den ersten Post, in dem Sie die neue Kollegin von den anderen Teammitgliedern willkommen heissen lassen. Sie schaffen direkt ein Gefühl der Zugehörigkeit. 

  • geben Sie Zugang zu relevanten Dokumenten, die auf dem Firmenserver liegen oder senden Sie Informationen oder Präsentationen zur Unternehmenskultur, Arbeitsabläufe, Firmenbroschüre, Sicherheitsrichtlinien und Co. per E-Mail (oder auf dem Postweg) zu. So haben neue Mitarbeitende bereits ein paar Informationen gelesen, gesehen oder gehört und können sich am ersten Arbeitstag bereits auf andere Dinge konzentrieren. 

  • organisieren Sie einen Arbeitsplatz, PC/Laptop mit entsprechenden Logins, Schlüssel oder Badge, Zugangsberechtigung zum Gebäude, Garderobenkasten, Anmeldung zum internen Schulungsprogramm, Visitenkarten o.ä. 

  • erstellen Sie einen Einarbeitungsplan oder eine Onboarding-Checkliste mit den wichtigsten Punkten. Dieses dient zur Orientierung für Sie beide, aber auch für Kollegen oder Kolleginnen, die an der Einarbeitung beteiligt sind. Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen sogar ein Onboarding-Konzept? Damit zeigen Sie nicht nur die Wichtigkeit eines Onboardings in Ihrer Firma auf, sondern zeigen zudem Wertschätzung.

  • definieren Sie einen Paten/Mentorin/Buddy, die oder der die ersten Wochen als AnsprechpartnerIn für Fragen oder Anliegen zur Verfügung steht. 

  • organisieren Sie ein kleines Willkommensgeschenk oder einen Willkommensgruss: ein Werbegeschenk der Firma, eine Spezialität des Ortes, eine Willkommensmail, wenn die oder der Neue seinen PC das erste Mal startet, eine Karte der KollegInnen, in der sie ihn oder sie willkommen heissen, einen kleinen Umtrunk vor Feierabend etc.

Ein Onboarding-Prozess kann je nach Aufgabengebiet auch automatisiert werden. Gerade bei vielen Mitarbeitenden eignet sich ein automatisierter Prozess, weil Sie diesen nur einmal erstellen müssen, dieser dann aber als E-Mail-Serie automatisch versendet wird und Mitarbeitende sogar daran erinnert. Klick-Tipp* (Werbelink) bietet solche Automatisationen.

Onboarding am ersten Arbeitstag

Wenn Sie die vorher genannten Punkte beherzigt haben, sollte es folglich nicht passieren, dass Ihre neuen Mitarbeitenden…

  • nicht wissen, wann sie beginnen und wo sie sich melden sollen
  • nicht am Pförtner vorbeikommen, weil dieser keine Information hat
  • KollegInnen Sie völlig verwundert ansehen und
  • hektisch eine Ecke ihres Schreibtisches freiräumen und einen Stuhl vom Nachbarbüro holen, damit sie sich setzen können
  • den ersten Tag nur zusehen, was die KollegInnen machen und früher nach Hause gehen dürfen, weil keiner weiss, was genau er mit ihnen machen soll
  • irritiert oder demotiviert den ersten Arbeitstag beschliessen

Das perfekte Onboarding

  1. Die oder der Mitarbeitende wird persönlich am ersten Tag von Ihnen willkommen geheissen
  2. Sie trinken zusammen einen Kaffee oder Tee und lassen die neue Person ankommen
  3. Sie führen die Person zu ihrem Arbeitsplatz. Dort liegen ein kleines Geschenk/Gruss, Visitenkarten, Einarbeitungsplan und Zugangsdaten bereit sowie eine Liste der wichtigen Telefonnummern (oder digitales Telefonbuch)
  4. Sie stellen das Team vor 
  5. Sie stellen die Patin/Mentor/Buddy vor, der die weitere Einführung übernimmt
  6. Sie oder der Buddy zeigen Umkleide, WC, Pausenraum, Verpflegungsmöglichkeiten
  7. Sie vereinbaren, dass sie sich zum Mittagessen treffen (optional)
  8. Sie vereinbaren, dass sie sich vor Feierabend treffen, um den ersten Tag zu besprechen (Gibt es Fragen? Wie fühlt er sich? Wie wurde sie aufgenommen? Sind die Aufgaben für die nächsten Tage klar?)
  9. Sie machen weitere Termine ab, z.B. mit dem Personalbüro, Geschäftspartnern, Kunden
  10. Sie stossen zusammen mit den Kollegen an und richten ein paar nette Worte in die Runde
  11. Sie treffen sich zuerst im Wochen-, dann im Monatsrhythmus für Feedback-Gespräche

Danach steht Ihre Führungskompetenz im Vordergrund, wie Sie auch nach dem Onboarding weiterhin Wertschätzung zeigen, ein Teambuilding durchführen oder Sitzungen gestalten. Tipps dazu finden Sie in meinen Blogposts zum Thema Wertschätzung, Teambuilding und Sitzungen attraktiv gestalten. 

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Die Autorin:
Martina Miciecki ist staatl. geprüfte Betriebswirtin, Betriebliche Mentorin FA und diplomierte Coach. Sie zeigt ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie motivierter und gelassener ihre Führungsrolle ausüben können. Sie lebt in Frauenfeld (Schweiz), liebt ihren Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwört auf Poweryoga für ihre geistige und körperliche Fitness.


Kategorien: LeadershipTeam

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