Zeitmanagement verbessern: häufigste Fehler, sichere Methoden und Tipps (Teil 1)
Warum Du Dein Zeitmanagement verbessern solltest. Wenn Du als Führungskraft Dein Zeitmanagement nicht im Griff hast, wirst Du früher oder später vor Erschöpfung kollabieren oder frustriert aufgeben, weil Du nichts erledigt bekommst. Wie Du Dein Zeitmanagement verbesserst, indem Du die häufigsten Fehler vermeidest, und welche sicheren Methoden und Tipps Dir dabei helfen mehr Zeit für dich zu gewinnen, liest Du hier.
Warum ein gutes Zeitmanagement für Führungskräfte wichtig ist und Du Dein Zeitmanagement verbessern solltest
Als Führungskraft hast Du mehrere Rollen, die Du vereinen musst. Beruflich bist Du Repräsentantin, Feuerlöscher, Seelsorgerin, Schlichter, Motivatorin, Kommunikator, Ideengeberin und vieles mehr. Privat bist Du Mutter oder Vater, Ehefrau/-mann, Kassier im Verein, Trainerin von Jugendlichen oder anderweitig engagiert.
Alles unter einen Hut zu bringen benötigt eiserne Disziplin oder Mut zur Lücke und viel Gelassenheit. Oder eine gute Mischung aus allem. Wie aber findest Du den richtigen Weg?
Die schlechte Nachricht zuerst: es gibt nicht DEN EINEN Weg für alle. Jeder Mensch ist anders und daher ist auch die Arbeitsweise und Selbstorganisation unterschiedlich.
Jetzt zur guten Nachricht: indem Du die häufigsten Fehler vermeidest und meine Methoden und Tipps beherzigst, findest Du DEINEN Weg zu einem besseren Zeitmanagement und zu einem richtig guten Flow.
Bist Du eher Ordnungstyp oder Freestyler?
Ordnungstyp
Der Ordnungstyp (ein Exemplar davon bin ich!) organisiert gerne alles, er oder sie macht gerne Pläne, erstellt Checklisten, trägt Termine in die Agenda ein. Beruflich sind das Menschen, die gerne Struktur und Ordnung haben. Der Arbeitsplatz ist aufgeräumt und übersichtlich. Aber auch privat liebt dieser Typus ein geordnetes Umfeld, schreibt Einkaufslisten oder erstellt eine Packliste, wenn es auf Reisen geht.
Dies gibt Ordnungstypen Sicherheit, dass sie nichts vergessen, auf so ziemlich alles vorbereitet sind und möglichst auch Unvorhergesehenes einplanen. Sie organisieren sich und auch alles andere gerne. Gibt es eine Abgabefrist, sind sie deutlich vor der Zeit fertig – sicherheitshalber. Es könnte ja noch was dazwischen kommen. ;o)
Freestyler
Die Freestyler gehen da anders vor. Sie lassen es eher auf sich zukommen. Eine Planung engt sie ein. Der Arbeitsplatz wirkt auf andere chaotisch, Freestyler haben ihre eigene Ordnung. Sie wollen ihre Freiheit in der Gestaltung des Tages und schwenken um, wenn etwas Interessanteres oder Wichtigeres reinkommt. Dafür schieben Sie andere Dinge problemlos auf die Seite.
Unvorhergesehenes ist für sie eher ein Abenteuer, das das Leben spannend macht oder gerade stört, wenn es eigentlich Interessanteres zu tun gibt oder sie etwas anderes lieber machen möchten. Privat ist immer für Abwechslung gesorgt, es könnte aber auch eine gewisse Unzuverlässigkeit attestiert werden, wenn Termine vergessen gehen oder mit attraktiveren ersetzt werden -ohne Bescheid zu geben. Pünktlich bedeutet für Freestyler Stress bis zur letzten Minute und (im besten Fall) Punktlandung.
Welcher Typ bist Du?
Hast Du Dich erkannt? Du kannst auch Anteile beider in Dir tragen. Es gibt hier keine Wertung, dass der eine oder der andere Typus besser ist. Ich wollte Dir damit lediglich aufzeigen, dass es unterschiedliche Typen gibt – was Du sicherlich auch schon im Alltag, bei Deinen Kolleg:innen oder Deiner Partner:in bemerkt hast. Und daher sind unterschiedliche Lösungen und Methoden gefragt.
Zeitmanagement verbessern: die häufigsten Fehler
Kommen wir nun zu den häufigsten Fehlern, die Führungskräfte machen:
- Du machst Aufgaben, die Du nicht machen müsstest
- Du priorisierst nicht oder falsch
- Du bündelst nicht
- Du erledigst Aufgaben zur falschen Zeit
- Du fragst nicht um Hilfe
- Du denkst viel hilft viel
Mit folgenden Methoden und Tipps kannst Du die häufigsten Fehler vermeiden und damit Dein Zeitmanagement verbessern
- Du machst Aufgaben, die Du nicht machen müsstest
Klingt zuerst einmal vielleicht etwas kurios für Dich. Aber denk mal an Deinen letzten Arbeitstag zurück und notiere Dir alle diejenigen Aufgaben, die Erfolg gebracht oder Dich persönlich vorangebracht haben, grosse Auswirkung auf Deine Abteilung oder die ganze Firma hatten, zu Deiner persönlichen oder beruflichen Vision beigetragen haben etc. Und dann notiere Dir alle anderen Aufgaben, die Du erledigt hast, um diese erledigt zu haben.
Du solltest denjenigen Tätigkeiten bevorzugt nachgehen, die Dich Deinen Zielen näher bringen und nicht denjenigen, die Dein Zeit verplempern oder davon abhalten, nur weil sie irgendwie auf Deinem Tisch oder in der Inbox Deines PCs gelandet sind. Klingt total logisch und einfach – in der Theorie zumindest. Wenn Dinge auf Deinem Schreibtisch landen, die Du nicht machen willst oder kannst, kannst Du hier lesen, wie Du Nein sagen kannst ohne schlechtes Gewissen.
Es geht also zuerst einmal um übergeordnete Ziele. Wo willst Du hin, was willst Du beruflich und persönlich erreichen, welche Etappen sind hierfür notwendig und bis wann. Danach geht es eine Eben runter: auf welche Aufgaben gilt es sich zu fokussieren, um diese Ziele am besten oder schnellsten zu erreichen. Wenn Du diese Punkte geklärt hast, wird es Dir viel leichter fallen, Deine Prioritäten für jeden einzelnen Arbeitstag festzulegen. - Du priorisierst nicht oder falsch
Nach Schritt 1 hast Du nun für dich geklärt, was Deine Ziele sind. In diesem Schritt geht es darum konsequent jeden Tag festzulegen, welche Aufgaben den Zielen dienlich sind und daher bevorzugt werden müssen, ja müssen! Nimm Dir jeden Tag ca. 5 bis 10 Minuten Zeit und überleg Dir, worauf Du Dich fokussieren solltest. Mit diesen investierten wenigen Minuten wirst Du einige Stunden pro Tag gewinnen.
Es gibt klassische analoge Methoden, die Dir helfen richtig zu priorisieren, aber natürlich auch digitale Lösungen. Unter klassische Methoden fällt die Eisenhower-Matrix, bei der Du nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheidest. Was wichtig und dringlich ist, erledigst Du selbst und sofort. Was dringlich, aber nicht wichtig (für Deine Ziele) ist, delegierst Du. Was wichtig, aber nicht dringlich ist, terminierst Du für später. Was unwichtig und nicht dringlich ist, ignorierst Du.
Solche Methoden sind eher für Ordnungstypen. Freestyler werden Mühe haben, zu priorisieren oder in Kategorien einzuteilen. Hier empfehle ich eher Brainstorming zum Sammeln aller Aufgaben und das Notieren von Fristen, die Du wirklich keinesfalls vergessen darfst, und Erinnerung im Kalender. Auch eine der nachfolgenden Apps könnte etwas für Freestyler sein.
Ein digitales Hilfsmittel ist die App RescueTime. Diese hilft Dir fokussiert, produktiv und motiviert zu bleiben. Du kannst sie 14 Tage kostenlos ausprobieren. Oder Du probierst die App Forest, die Dir spielerisch helfen soll, Dich weniger vom Handy ablenken zu lassen.
Du stellst die gewünschte störungsfreie Zeit ein. In dieser Zeit wächst aus einem Samenkorn ein Setzling bis – am Ende der eingestellten Konzentrationsphase – ein Baum entsteht. Umso länger die Konzentrationsphase dauert, desto schöner wird der Baum. Wenn Du es nicht durchhältst und doch zum Handy greifst, verkümmert der Setzling und geht ein. Jeder fertige Baum bringt virtuelle Münzen und wer möchte, kann damit richtige Bäume pflanzen lassen. Gefällt mir sehr gut! - Du bündelst nicht
Viele machen den Fehler, dass Sie E-Mails chronologisch abarbeiten oder Aufgaben so erledigen, wie sie reingekommen sind. Wenn Du Deine Tagesplanung anhand der Prioritäten erstellt hast, versuche ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und gebündelt zu erledigen.
Ein Beispiel: Du sollst Kunden anrufen, um über ein neues Produkt zu informieren und dann ein schriftliches Angebot per Mail zu versenden. Rufe nicht einen Kunden an und schreiben dann eine Mail, danach rufst Du den nächsten an, schreibst wieder eine Mail etc. Sondern rufe 5, 10 oder 20 Kunden an und sende danach 5, 10 oder 20 Mails. Das ist viel effizienter, weil Du durch die Wiederholung eines Arbeitsprozesses konstanter und schneller wirst als wenn Du immer wieder zwischen mehreren Arbeitsprozessen wechselst.
Dies waren die ersten drei der 6 häufigsten Fehler sowie sichere Methoden, wie Du diese Fehler vermeiden kannst. Im nächsten Blogpost folgt Teil 2 mit den Fehlern 4 bis 6 und passenden Methoden.
Ich bin mir sicher, Du kannst bereits mit den ersten 3 Punkten wertvolle Zeit gewinnen, die Du viel sinnvoller in Dich selbst oder andere wirklich wichtige Dinge investieren kannst. Zeit, die Du z.B. benötigst für mehr Ruhe und Gelassenheit oder Zufriedenheit oder aber um die Kommunikation in Deinem Team zu verbessern.
Wie findest Du die Methoden und Tipps? Schreib mir gerne eine E-Mail oder hinterlasse einen Kommentar. Hast Du ein gutes Zeitmanagement? Wie hast Du das geschafft? Ich freue mich über Ergänzungen.
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