Zeitmanagement verbessern: häufigste Fehler, sichere Methoden und Tipps (Teil 2)

Im zweiten Teil der Mini-Serie „Zeitmanagement verbessern“ geht es um drei weitere häufige Fehler, die verhindern, dass Führungskräfte ein gutes Zeitmanagement haben. Welche cleveren Methoden und Tipps Dir dabei helfen, diese Fehler zu vermeiden und wie Du damit auch Dein Zeitmanagement verbesserst -egal ob Du Ordnungstyp oder Freestyler bist- liest Du hier.

Zeitmanagement verbessern heisst Work-Life-Balance verbessern

Wenn Du dir eine gute Balance zwischen Arbeit und Entspannung wünschst. Wenn Du möchtest, dass Dir selbst schwierige Aufgaben leicht von der Hand gehen. Und wenn Du dir wünschst, dass Du abends zu einer vernünftigen Zeit zufrieden nach Hause gehst und dann noch Energie für Familie, Freunde und Freizeitaktivitäten hast. Dann solltest Du unbedingt Dein Zeitmanagement verbessern. Da kannst Du an kleinen Schrauben drehen, aber so viel damit bewirken, dass Deine Wünsche Wirklichkeit werden können.

Die häufigsten Fehler

Kommen wir nochmals zur Übersicht der häufigsten Fehler, die Führungskräfte machen:

1. Du machst Aufgaben, die Du nicht machen müsstest
2. Du priorisierst nicht oder falsch
3. Du bündelst nicht
4. Du erledigst Aufgaben zur falschen Zeit
5. Du fragst nicht um Hilfe
6. Du denkst viel hilft viel

Für die Fehler 1 bis 3 hatte ich im letzten Blogpost bereits verschiedene Methoden und Lösungen aufgezeigt, mit denen Du Dein Zeitmanagement verbessern kannst. Du hast Teil 1 verpasst? Dann springst Du hier zurück. Heute geht´s weiter mit den Fehlern 4 bis 6.

Mit folgenden Methoden und Tipps kannst Du die häufigsten Fehler vermeiden und damit Dein Zeitmanagement verbessern

4. Du erledigst Aufgaben zur falschen Zeit
Moment mal, wirst Du sagen. Jetzt habe ich Dir doch letztes Mal erklärt, Du sollst Deine Aufgaben morgens oder am Abend vorher nach Deinen Zielen priorisieren und Tätigkeiten bündeln, die sich ähnlich sind. Was soll dann jetzt an der Zeit falsch sein?

Mit falscher Zeit meine ich in diesem Zusammenhang den Tageszeitpunkt bezogen auf Deinen Biorhythmus. Jeder Mensch hat im Laufe des Tages seine Hochs und Tiefs. Manche Menschen sind morgens topfit, andere kommen morgens nur schwer in die Gänge und sind eher nachtaktiv. Aber auch im Verlauf des Vormittags und Nachmittags ergeben sich unterschiedliche Leistungskurven. Versuche diese zu verstehen und clever zu nutzen.

Um Deine Leistungskurve herauszufinden, gehst Du wie folgt vor: zeichne eine waagrechte X- und eine senkrechte Y-Achse. Die X-Achse ist die Uhrzeit vom Aufstehen bis Schlafengehen. Die Y-Achse ist die Energie in %. Beobachte nun Dein Energielevel über mehrere Tage oder Wochen hinweg und trage diese als Punkte in der Schnittmenge von Uhrzeit und %-Level in Dein Diagramm ein. Was erkennst Du? Gibt es Muster, die sich wiederholen?

Wenn Du feststellen solltest, dass Du morgens um 10 Uhr am Besten drauf bist, solltest Du schwierige oder knifflige Aufgaben um diese Zeit machen. Hast Du ein Tief um 14 Uhr, erledige dort Routineaufgaben, für die Du keine grosse Konzentration benötigst. Oder Du wirst in Tiefs körperlich aktiv, indem Du einen Kontroll-/Sicherheitsrundgang durch den Betrieb oder Deine Abteilung machst oder kurz an die frische Luft gehst, dich streckst und tief ein- und ausatmest. Oder Du machst einen Powernap (engl. für Energie-Nickerchen), d.h. Du entspannst nach dem Mittag in Stille während maximal 20 Minuten (Wecker stellen!) und schöpfst so neue Kraft für den Rest des Tages.

5. Du fragst nicht um Hilfe
Nur weil Du Führungskraft bist, heisst das nicht, dass Du alles im Alleingang stemmen musst. Wenn Du also vor einem Problem stehst, dass Du nicht lösen kannst, oder Dir partout keine kreative Idee kommt, nutze das Schwarmwissen. Zapfe die kreativen Adern anderer an oder hole Dir Lösungen von anderen ein.

Stell Dir vor, Du hast ein Problem mit dem PC, probierst nun seit Stunden es alleine zu lösen, anstelle dass Du den Support anrufst, der es innerhalb weniger Minuten löst. Oder Du suchst nach Ideen, aber es ist heute einfach nicht Dein Tag und der Kopf blockiert. Frage Kolleg:innen, IDein Team, Familie, Freunde, ob die eine Idee haben (ohne interne Betriebsgeheimnisse nach aussen zu tragen). Oder Du grübelst seit Stunden, weil Du nicht weisst, wie Du Deinen Alltag als Führungskraft gelassener und souveräner verbringen kannst. Tipp: liese regelmässig meinen Blog. :o)

6. Du denkst viel hilft viel
Viele haben das Gefühl, nur wenn sie lange Arbeitstage haben, sind sie fleissig. Dabei geht es viel weniger um die Zeit als um die Produktivität. Wenn Du Dich gut organisierst, auf das Wesentliche konzentrierst und fokussiert bleibst, schaffst Du ganz viel und das sogar in weniger Zeit. Die Herangehensweise ist je nach Typus unterschiedlich.

Die Ordnungstypen sollten in ihrer Planung nicht die Pausen vergessen und regelmässig Anspannung und Entspannung abwechseln. Möglich ist das durch Methoden wie beispielsweise die Pomodoro-Technik (25 min. konzentriert arbeiten, 5 min. Pause, 25 min. Arbeit, 5 min. Pause etc. Nach 120 Minuten folgen 30 Minuten Pause). Oder durch Timeboxing, auf das Elon Musk und Bill Gates schwören. Auch beim Timeboxing ist es wichtig, sich Puffer einzubauen für Unvorhergesehenes oder Ruhezeiten.

Die Freestyler können mit oben genannten Methoden weniger anfangen. Das ist zu strikt und engt ihren Freiheitssinn ein. Hier eignen sich andere Methoden, die einen höheren Spass-Faktor haben, was wiederum den Ordnungstypen weniger wichtig ist. Beispielsweise können Freestyler die wichtigsten Aufgaben auf einzelne farbige Haftnotizen schreiben, die in ihrem Sichtbereich an einer Pinnwand hängen. Kommt eine neue Aufgabe dazu, werden die Haftnotizen neu in der Priorität umsortiert. Oder sie arbeiten mit Online-Tools aus dem agilen Bereich, wie beispielsweise Trello oder Asana, wo sie ihre Prioritäten verschieben und neu terminieren können.

Fazit

Dies waren die 6 häufigsten Fehler sowie sichere Methoden, wie Du diese Fehler vermeiden kannst. Wenn Du das eine oder andere umsetzt, kannst Du Zeit und Nerven sparen. Und hast abends noch Energie für andere schöne Dinge. Sollte es noch nicht ganz mit dem Abschalten nach der Arbeit klappen, empfehle ich Dir diesen Artikel.

Welche Methode oder Tipp hat Dir am meisten geholfen? Schreib mir gerne eine E-Mail oder hinterlasse einen Kommentar. Hast Du ein gutes Zeitmanagement? Wie hast du das geschafft? Ich freue mich über Ergänzungen.

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Die Autorin: Hallo, ich bin Martina, diplomierte Coach und Betriebliche Mentorin FA. Ich zeige ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie souveräner, charismatischer und erfolgreicher ihre Führungsrolle ausüben können. Ich lebe in Frauenfeld (Schweiz), liebe meinen Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwöre auf Poweryoga für meine geistige und körperliche Fitness.