Zeitmanagement verbessern: häufigste Fehler, sichere Methoden und Tipps (Teil 2)

Im zweiten Teil der Mini-Serie „Zeitmanagement verbessern“ geht es um drei weitere häufige Fehler, die verhindern, dass Führungskräfte ein gutes Zeitmanagement haben. Welche cleveren Methoden und Tipps Ihnen dabei helfen, diese Fehler zu vermeiden und wie Sie damit auch Ihr Zeitmanagement verbessern -egal ob Sie Ordnungstyp oder Freestyler sind- lesen Sie hier.

Zeitmanagement verbessern heisst Work-Life-Balance verbessern

Wenn Sie sich eine gute Balance zwischen Arbeit und Entspannung wünschen. Wenn Sie möchten, dass Ihnen selbst schwierige Aufgaben leicht von der Hand gehen. Und wenn Sie sich wünschen, dass Sie abends zu einer vernünftigen Zeit zufrieden nach Hause gehen und dann noch Energie für Familie, Freunde und Freizeitaktivitäten haben. Dann sollten Sie unbedingt Ihr Zeitmanagement verbessern. Da können Sie an kleinen Schrauben drehen, aber so viel damit bewirken, dass Ihre Wünsche Wirklichkeit werden können.

Die häufigsten Fehler

Kommen wir nochmals zur Übersicht der häufigsten Fehler, die Führungskräfte machen:

1. Sie machen Aufgaben, die Sie nicht machen müssten
2. Sie priorisieren nicht oder falsch
3. Sie bündeln nicht
4. Sie erledigen Aufgaben zur falschen Zeit
5. Sie fragen nicht um Hilfe
6. Sie denken viel hilft viel

Für die Fehler 1 bis 3 hatte ich im letzten Blogpost bereits verschiedene Methoden und Lösungen aufgezeigt, mit denen Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können. Sie haben Teil 1 verpasst? Dann springen Sie hier zurück. Heute geht´s weiter mit den Fehlern 4 bis 6.

Mit folgenden Methoden und Tipps können Sie die häufigsten Fehler vermeiden und damit Ihr Zeitmanagement verbessern

4. Sie erledigen Aufgaben zur falschen Zeit
Moment mal, werden Sie sagen. Jetzt habe ich Ihnen doch letztes Mal erklärt, Sie sollten Ihre Aufgaben morgens oder am Abend vorher nach Ihren Zielen priorisieren und Tätigkeiten bündeln, die sich ähnlich sind. Was soll dann jetzt an der Zeit falsch sein?

Mit falscher Zeit meine ich in diesem Zusammenhang den Tageszeitpunkt bezogen auf Ihren Biorhythmus. Jeder Mensch hat im Laufe des Tages seine Hochs und Tiefs. Manche Menschen sind morgens topfit, andere kommen morgens nur schwer in die Gänge und sind eher nachtaktiv. Aber auch im Verlauf des Vormittags und Nachmittags ergeben sich unterschiedliche Leistungskurven. Versuchen Sie diese zu verstehen und clever zu nutzen.

Um Ihre Leistungskurve herauszufinden, gehen Sie wie folgt vor: zeichnen Sie eine waagrechte X- und eine senkrechte Y-Achse. Die X-Achse ist die Uhrzeit vom Aufstehen bis Schlafengehen. Die Y-Achse ist die Energie in %. Beobachten Sie nun Ihr Energielevel über mehrere Tage oder Wochen hinweg und tragen Sie diese als Punkte in der Schnittmenge von Uhrzeit und %-Level in Ihr Diagramm ein. Was erkennen Sie? Gibt es Muster, die sich wiederholen?

Wenn Sie feststellen sollten, dass Sie morgens um 10 Uhr am Besten drauf sind, sollten Sie schwierige oder knifflige Aufgaben um diese Zeit machen. Haben Sie ein Tief um 14 Uhr, erledigen Sie dort Routineaufgaben, für die Sie keine grosse Konzentration benötigen. Oder Sie werden in Tiefs körperlich aktiv, indem Sie einen Kontroll-/Sicherheitsrundgang durch den Betrieb oder Ihre Abteilung machen oder kurz an die frische Luft gehen, sich strecken und tief ein- und ausatmen. Oder Sie machen einen Powernap (engl. für Energie-Nickerchen), d.h. Sie entspannen nach dem Mittag in Stille während maximal 20 Minuten (Wecker stellen!) und schöpfen so neue Kraft für den Rest des Tages.

5. Sie fragen nicht um Hilfe
Nur weil Sie Führungskraft sind, heisst das nicht, dass Sie alles im Alleingang stemmen müssen. Wenn Sie also vor einem Problem stehen, dass Sie nicht lösen können, oder Ihnen partout keine kreative Idee kommt, nutzen Sie das Schwarmwissen. Zapfen Sie die kreativen Adern anderer an oder holen Sie sich Lösungen von anderen ein.

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Problem mit dem PC, probieren nun seit Stunden es alleine zu lösen, anstelle dass Sie den Support anrufen, der es innerhalb weniger Minuten löst. Oder Sie suchen nach Ideen, aber es ist heute einfach nicht Ihr Tag und der Kopf blockiert. Fragen Sie Kolleg:innen, Ihr Team, Familie, Freunde, ob die eine Idee haben (ohne interne Betriebsgeheimnisse nach aussen zu tragen). Oder Sie grübeln seit Stunden, weil Sie nicht wissen nicht, wie Sie Ihren Alltag als Führungskraft gelassener und souveräner verbringen können. Tipp: lesen Sie regelmässig meinen Blog. :o)

6. Sie denken viel hilft viel
Viele haben das Gefühl, nur wenn sie lange Arbeitstage haben, sind sie fleissig. Dabei geht es viel weniger um die Zeit als um die Produktivität. Wenn Sie sich gut organisieren, auf das Wesentliche konzentrieren und fokussiert bleiben, schaffen Sie ganz viel und das sogar in weniger Zeit. Die Herangehensweise ist je nach Typus unterschiedlich.

Die Ordnungstypen sollten in ihrer Planung nicht die Pausen vergessen und regelmässig Anspannung und Entspannung abwechseln. Möglich ist das durch Methoden wie beispielsweise die Pomodoro-Technik (25 min. konzentriert arbeiten, 5 min. Pause, 25 min. Arbeit, 5 min. Pause etc. Nach 120 Minuten folgen 30 Minuten Pause). Oder durch Timeboxing, auf das Elon Musk und Bill Gates schwören. Auch beim Timeboxing ist es wichtig, sich Puffer einzubauen für Unvorhergesehenes oder Ruhezeiten.

Die Freestyler können mit oben genannten Methoden weniger anfangen. Das ist zu strikt und engt ihren Freiheitssinn ein. Hier eignen sich andere Methoden, die einen höheren Spass-Faktor haben, was wiederum den Ordnungstypen weniger wichtig ist. Beispielsweise können Freestyler die wichtigsten Aufgaben auf einzelne farbige Haftnotizen schreiben, die in ihrem Sichtbereich an einer Pinnwand hängen. Kommt eine neue Aufgabe dazu, werden die Haftnotizen neu in der Priorität umsortiert. Oder sie arbeiten mit Online-Tools aus dem agilen Bereich, wie beispielsweise Trello oder Asana, wo sie ihre Prioritäten verschieben und neu terminieren können.

Fazit

Dies waren die die 6 häufigsten Fehler sowie sichere Methoden, wie Sie diese Fehler vermeiden können. Wenn Sie das eine oder andere umsetzen, können Sie Zeit und Nerven sparen. Und haben abends noch Energie für andere schöne Dinge. Sollte es noch nicht ganz mit dem Abschalten nach der Arbeit klappen, empfehle ich Ihnen diesen Artikel.

Welche Methode oder Tipp hat Ihnen am meisten geholfen? Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail oder hinterlassen Sie einen Kommentar. Haben Sie ein gutes Zeitmanagement? Wie haben Sie das geschafft? Ich freue mich über Ergänzungen.

Entdeckungsreise Führungskraft

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Die Autorin: Martina Miciecki ist staatl. geprüfte Betriebswirtin, Betriebliche Mentorin FA und diplomierte Coach. Sie zeigt ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie motivierter und gelassener ihre Führungsrolle ausüben können. Sie lebt in Frauenfeld (Schweiz), liebt ihren Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwört auf Poweryoga für ihre geistige und körperliche Fitness.