Neu als Chef/in: gute Fragen für die ersten Einzelgespräche

Dein erster Tag als neuer Chef oder neue Chefin ist überstanden. Du wurdest herzlich empfangen, hast Deinen Arbeitsplatz eingerichtet und Dich Deinen KollegInnen sowie Deinem zukünftigen Team vorgestellt. Wie weiter? Wie gewinnst Du nun schnellstmöglich das Vertrauen und überzeugst mit Deinem Können? Welche Fehler solltest Du vermeiden? Tipps für die ersten Einzelgespräche und die besten Fragen findest Du hier.

Der Tag nach dem ersten Tag

Dein Einstieg ist gemacht. Du hattest Dich gut vorbereitet, Deine Antrittsrede unfallfrei gehalten und befindest Dich in Phase 2 der ersten 100 Tage als Führungskraft, dem Kennenlernen Deines Teams.

Du gehst dafür den nächsten Schritt an: Gespräche mit Deinen Mitarbeitenden führen.

Einzelgespräch oder Teamsitzung?

Soviel verrate ich Dir vorne weg: beides! Starte mit regelmässigen Einzelgesprächen, um Deine Mitarbeitenden besser kennenzulernen. Die Intervalle kannst Du verlängern, wenn Du siehst, dass die oder der Mitarbeitende gut mit ihren oder seinen Aufgaben und Verantwortung zurecht kommt, selbstständig arbeitet und auf die definierten Ziele hinarbeitet.

Teamsitzungen erfolgen parallel dazu. Wie Du die erste Teamsitzung gut überstehst, liest Du in meinem Blogpost hier. Wie Du die weiteren Teamsitzungen attraktiv gestalten kannst, liest Du hier. Extra Tipp: Kritik bringst Du in Einzelgesprächen an, Lob in der Teamsitzung!

Die ersten Einzelgespräche

Die Einzelgespräche sollten so bald wie möglich nach Deinem Antritt erfolgen. Sie dienen beiden Seiten der Orientierung, aber Dir vor allen Dingen, mehr darüber zu erfahren, wie Deine Mitarbeitenden ticken, wie die Abteilung funktioniert und inwieweit Ziele erfüllt werden.

Solltest Du bei der Vorstellungsrunde nicht alle Mitarbeitenden persönlich kennengelernt haben, hol dies schnellstmöglich nach. Erkundige Dich auch nach den Gepflogenheiten der Firma (Duzen oder Siezen). Im Zweifel bleibe beim Sie. Lade jede/n Einzelne/n zum Gespräch ein, persönlich oder Mail. Bereite einen kleinen Fragenkatalog vor.

Fragen, die Du unbedingt stellen solltest

Ziel des Gespräches ist es, dass Du möglichst viel erfährst und Dir einen Überblick verschaffst. Daher stellst Du Fragen, überlässt aber die grösseren Gesprächsanteile Deinem Gegenüber. Du hörst gut zu, machst Dir Notizen und achtest auf die Körpersprache, Gestik und Mimik.

Folgende Fragen kannst Du stellen:

• Wie geht es ihr/ihm aktuell?
• Wie war der Aufgabenbereich bisher strukturiert?
• Wie organisiert sich die/der Mitarbeitende?
• Was läuft gut und warum?
• Wo gibt es Verbesserungspotenzial und warum?
• Welche Motivation hat die/der Mitarbeitende hier zu arbeiten? Welche Werte sind ihr/ihm wichtig?
• Was waren die grössten Erfolge bisher? Welchen Beitrag hatte die/der Mitarbeitende geleistet?
• Wie geht es der/dem Mitarbeitenden heute? Wie nimmt er/sie den Führungswechsel wahr?
• Wie hat der/die Vorgänger/in geführt? Wie kam das an?
• Welche Vorstellungen, Wünsche oder Erwartungen hat die/der Mitarbeitende an die zukünftige Zusammenarbeit?
• Wo steht er/sie heute? Wo möchte er/sie hin? Was benötigt er/sie dafür?
• Welche Themen sollten so bald wie möglich im Team besprochen werden und warum?

Weitere Fragen findest Du hier.

Gib Rückmeldung zu den Antworten ohne eine Wertung abzugeben. Versuche alles als Information aufzunehmen. Wertschätze die bereits geleistete Arbeit oder die Erfolge aus der Vergangenheit. Zeige auf, was Dir möglich ist und was nicht. Du bist weder der Retter der Welt noch Superwoman, die von heute auf morgen alles in Ordnung bringt. Mache keine Versprechen, die Du nicht halten kannst!

Stelle Aussagen richtig, wenn Du das Gefühl hast, dass die oder der Mitarbeitende eigene Interessen verfolgt oder die Erwartungen nicht realistisch sind. Zeige auf, welche (übergeordneten) Ziele zu erreichen sind und welche Rolle die oder der Mitarbeitende dabei spielt. Beschreibe klar und eindeutig, welche Erwartungen Du an Deine/n Mitarbeitende/n hast und woran Du sie oder ihn messen wirst. So weiss die oder der Mitarbeitende, woran sie oder er ist. 

Und dann?

Nun gilt es alle Deine ersten Eindrücke und Erkenntnisse zu reflektieren und auszuwerten. Vermeide Schnellschüsse und überhastete Entscheidungen. Daher ist es wichtig, dass Du neben den Einzelgesprächen mit Deinem Team auch Gespräche mit Deiner/m Vorgesetzten führst, Deinen KaderkollegInnen sowie der Personalleitung, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

• Welchen Eindruck hast Du von den einzelnen Mitarbeitenden gewonnen?
• Wo liegen die Stärken Deines Teams? Wo die Schwächen?
• Sind die Aufgaben, Rollen und Ziele jeder und jedem klar?
• Wo gibt es grosse Abweichungen in Zielen, Werten und Teamdynamik?
• Was beobachtest Du im Alltag? 
• Decken sich die Aussagen und die Erlebnisse mit den Gesprächen mit Deiner/m Vorgesetzten und der Personalleitung?

Halte die Erkenntnisse Deiner Analyse schriftlich fest. Dies ist Dein „Blick von aussen“ und sozusagen eine Bestandsaufnahme. Danach lege die Handlungsfelder fest und priorisiere Aufgaben. Erst dann beginnst Du mit der Umsetzungsphase (Phase 4). 

Welche Erkenntnisse hast Du aus Deinen Erstgesprächen gewonnen? Lass es mich gerne wissen im Kommentar oder per E-Mail an info@mm-coach.me!

Die Autorin: Hallo, ich bin Martina, diplomierte Coach und Betriebliche Mentorin FA. Ich zeige ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie souveräner, charismatischer und erfolgreicher ihre Führungsrolle ausüben können. Ich lebe in Frauenfeld (Schweiz), liebe meinen Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwöre auf Poweryoga für meine geistige und körperliche Fitness.