Neu als Chef/in: Angst vor der ersten Teamsitzung?

Zugegeben, etwas Lampenfieber schadet nicht, aber Angst brauchst Du keine zu haben (oder zumindest nicht zu zeigen). Klar, als neue Chefin oder neuer Chef stehst Du unter ständiger Beobachtung. Jeder Schritt wird kritisch beäugt, jede Aussage subjektiv gedeutet. Wie schaffst Du es aber trotzdem selbstsicher und souverän die erste Teamsitzung zu gestalten und darüber hinaus Deine Ziele einzubringen? Wie erfährst Du in kürzester Zeit das Essentielle von Deinen neuen Teammitgliedern? Am Besten mit der nachfolgender Strategie.

Einsam oder gemeinsam

Führungskräften wird oftmals gesagt, je höher sie aufsteigen, desto einsamer werden sie. Auch ich habe es in der einen oder anderen Position erlebt, dass ich keine gleichgestellten KollegInnen hatte, mit denen ich mich austauschen konnte. Was also tun? Als EinzelkämpferIn durch den Dschungel stürmen und mit der Machete den Weg freischlagen?

Oder lieber gemeinsam mit dem Team an einem Strang ziehen, Lösungen und Ideen entwickeln und etwas bewegen? Ich habe mich stets für das Team entschieden und bin damit gut gefahren.

Wenn Du für gemeinsam statt einsam bist: willkommen! Du befindest Dich in Phase 2 der ersten 100 Tage als Führungskraft, dem Kennenlernen Deines Teams. Neben Einzelgesprächen steht in den ersten Wochen in der Regel auch die erste Teamsitzung an.

Ich erinnere mich an meine erste Teamsitzung als Empfangschefin, bei der meine Vorgesetzte dabei sein wollte, um zu sehen, wie ich Sitzungen leite. Da war ich schon sehr nervös. Doppelt beobachtet zu werden setzte mich unter Druck.

Es ging alles gut und meine Chefin lobte mich für meine Klarheit und Struktur. Ein guter Einstieg. Damit auch Du einen guten Einstieg hast, zeige ich Dir nachfolgend eine Strategie auf, die sich bewährt hat.

Die erste Teamsitzung vorbereiten

Ich habe sehr gute Erfahrungen damit gemacht, zuerst die Einzelgespräche zu führen und dann die erste Sitzung zu planen. So können zu Beginn die Befindlichkeiten einzeln abgeholt und übertriebene Erwartungen bereits geklärt werden. Du vermeidest damit, dass das erste Meeting endlos wird, weil einfach alles in der Sitzung erst einmal „abgeladen“ wird oder eine Gruppendynamik entsteht, in der einzelne nicht mehr ihre eigene Meinung kundtun.

Sollte es ein Projekt-Team sein, das aufgrund von Fachkompetenzen zusammengesetzt wurde, und Du die Leitung haben, startest Du vielleicht direkt mit der Sitzung.

Aber egal, ob Du Deine erste Teamsitzung als Auftakt wählst (Kick-Off) oder ob Du bereits Einzelgespräche mit Deinen Teammitgliedern geführt hast, die Ziele der Sitzung sind die gleichen:

• gegenseitiges Kennenlernen
• Vertrauen aufbauen
• Beobachtungen und Erkenntnisse teilen
• Motivieren
• Ziele und Herausforderungen ansprechen
• Lösungen und Ideen sammeln
• Erwartungen und Wünsche klären

Du wirst vielleicht lachen, aber ich habe schon Vorgesetzte erlebt, die mal eben schnell eine Sitzung einberaumt haben und dann überrascht waren, dass nicht alle anwesend waren. Oder die gesagt haben: „Jetzt ist Sitzung!“ Und alle mussten stehen uns liegen lassen, womit sie gerade beschäftigt waren. Die Begeisterung war riesig.

Je nachdem, ob Dein erster Tag bereits seitens der Firma geplant wurde oder nicht, kannst Du bereits im Vorfeld eine Sitzung ankündigen oder tust es, wenn Du gestartet hast.

Du kannst beispielsweise in Deiner Antrittsrede erwähnen, dass Du Dich auf die Zusammenarbeit freust und noch viel mehr darauf, dass Du neugierig bist, alle Mitarbeitende aus dem Team besser kennenzulernen. Es sei daher für Datum X um Zeitpunkt Y Uhr bereits ein Besprechungsraum reserviert und Du lädst alle herzlich zur ersten Teamrunde ein. Oder Du startest mit den Einzelgesprächen und kommunizierst, dass eine Teamsitzung noch folgen wird, wenn Du Dir einen besseren Überblick verschafft hast.

Du kannst auch allen eine Einladung zu Deinem Online-Terminplaner zusenden mit ein paar netten Worten. Informiere Dich vorab, welcher Tag oder welche Zeit geeignet wäre. Der vereinbarte Termin ist verbindlich, also sei die oder der Erste. Unpünktlichkeit würde Dich gleich einen Schritt zurückwerfen und signalisieren, dass Du es nicht so genau nimmst oder Dir die neuen Mitarbeitenden nicht wichtig sind.

Du kannst Dir ein paar Notizen machen oder aber auch ein Whiteboard oder Flipchart nutzen, um ein paar Eckpunkte zu notieren. So sehen gleich alle, worüber ihr miteinander sprechen werdet.

Ablauf Deiner ersten Teamsitzung

• Sei ca. 15 Minuten früher im Besprechungsraum, richte Dich ein, lüfte durch, trinke einen Schluck Wasser.
• Begrüsse jede/n Einzelne/n mit Handschlag (Corona konform mit Faust oder Ellenbogen) und mit Namen.
• Schaue Deinem Gegenüber in die Augen, Deine Körperhaltung sollte freundlich und offen sein.
• Nimm danach eine aufrechte Haltung auf dem Stuhl ein. Strahle Positivität aus, aber auch Professionalität. Du musst nicht am Kopfende sitzen, nur weil Du Chef/in bist.
• Sollten bei Deiner Antrittsrede nicht alle anwesend gewesen sein, stelle Dich nochmals kurz vor. Erkläre, warum Du die Stelle angetreten hast und eventuell auch welche Werte Du vertrittst. Was Dir wichtig ist und wie Du führst.
• Erkläre, welche Ziele und Herausforderungen Du siehst. Sprich über Deine Beobachtungen und Erkenntnisse, die Du bisher gemacht hast. (Solltest Du eine Sitzung zum Kennenlernen einberaumt haben, fällt dieser Punkt weg!)
• Solltest Du bereits Einzelgespräche geführt haben, bringe Punkte ein, die Dir wichtig erscheinen oder mehrmals erwähnt wurden – ohne einzelne Namen zu nennen.
• Frage nach, welche Punkte ihnen wichtig sind, die in dieser Runde besprochen werden sollten. Priorisiert gemeinsam, was heute Platz finden soll und was noch zu einem späteren Zeitpunkt besprochen werden kann. So beziehst Du direkt Dein Team mit ein.

Wie sagst Du es in der ersten Teamsitzung

Ja richtig, es geht nicht nur um das Was, sondern auch um das Wie. Wenn Du sprichst, sprich klar und deutlich (nicht nuscheln oder Wörter verschlucken). Gerade Sitzposition oder steh ruhig auch mal auf und gehe zum Whiteboard oder Flipchart. Wenn Du einen Kloss im Hals hast, trinke einen Schluck Wasser, atme tief ein und aus und beginne dann erst zu sprechen. Erkläre, wofür Du stehst, indem Du Sätze baust mit:

• Ich stelle sicher, dass…
• Mir liegt am Herzen, dass…
• Ich kümmere mich darum, dass…

Diese Sätze solltest Du kraftvoll und selbstsicher aussprechen, damit sie wirken.

Es ist eine erste TEAMsitzung – kein Monolog

Ich habe Dir nun ganz viel erklärt, was Du alles sagen oder worauf Du achten solltest. Die erste Teamsitzung sollte aber keinesfalls ein Monolog werden. Daher ist es wichtig, eine Abwechslung reinzubringen, damit nicht nur Du redest. Oder noch besser, dass Du mehr zuhörst als selbst redest.

Starte also nach ein paar kurzen Worten zu Deiner Person mit einer Vorstellungsrunde im Team – sofern es noch keine Einzelgespräche gab. Und damit Du wertvolle Informationen erhältst, solltest Du gezielt Fragen stellen. Diese kannst Du ebenfalls vorab auf der zweiten Seite des Flipcharts notieren oder nun an das Whiteboard schreiben:

• Worum kümmern Sie sich? Wofür sind Sie verantwortlich?
• Was liegt Ihnen am Herzen?
• Worauf legen Sie Ihren Fokus?

Warum diese Fragen? Weil Du herausfinden willst – und solltest -, was die Mitarbeitenden antreibt. Was ist ihre Motivation, welchen Sinn und Nutzen sehen sie in ihrer Aufgabe.

Der britisch-amerikanische Autor und Unternehmensberater Simon Sinek hat das Buch „Start With Why“ (im deutschen erschienen unter „Frag immer erst: warum“) geschrieben. Laut Sinek neigen Menschen dazu, normalerweise über das „WAS?“ zu sprechen. Das gibt ihnen Sicherheit, weil sie das tagtäglich tun. Sie erzählen vom Alltag und schweifen in Details oder Probleme ab. Dies bringt sie dazu, ihre Haltung und Prinzipien zu vertreten, das „WIE?“. Aber das Wichtigste lassen sie dabei weg: das „WARUM?“ oder besser gesagt das „WOFÜR?“. Sinek empfiehlt, die Informationen von innen nach aussen zu geben, anstatt sich langsam vom Rand bis in die Mitte vorzuarbeiten. 

Frage Deine Mitarbeitenden daher nach dem „WOFÜR?“. Das gibt Dir wertvolle Informationen, Deine Mitarbeitenden besser zu verstehen und dann auch gezielter führen zu können. Das Wie und das Was erfährst Du noch früh genug.

Abschluss der ersten Teamsitzung

Mache eine offene Fragerunde. Lehne Dich dabei entspannt zurück und blicke neugierig in die Runde, das erleichtert den Mitarbeitenden sich zu trauen. Sammle die Punkte. Du musst nicht sofort auf alles eine Antwort haben. Du befindest Dich in der Orientierungsphase. Danach erst folgt die Analysephase (Phase 3 der 100 ersten Tage) mit der Auswertung Deiner Beobachtungen und Erkenntnisse. Überstürze daher nichts und mache keine Versprechen, die Du nicht halten kannst.

Frage, ob noch etwas offen ist oder nicht besprochen wurde. So bleibst Du konsequent und glaubwürdig. Du zeigst, dass Du die Führung hast, aber nichts unter den Tisch kehren willst.

Definiert danach zusammen, wann die nächste Sitzung stattfinden soll und welcher Rhythmus sinnvoll ist. Bedanke Dich und geht positiv gestimmt auseinander. Du solltest eine Aufbruchsstimmung auslösen und Lust auf die Zusammenarbeit mit Dir machen. Ideen für weitere Sitzungen findest Du hier und hier.

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Die Autorin: Hallo, ich bin Martina, diplomierte Coach und Betriebliche Mentorin FA. Ich zeige ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie souveräner, charismatischer und erfolgreicher ihre Führungsrolle ausüben können. Ich lebe in Frauenfeld (Schweiz), liebe meinen Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwöre auf Poweryoga für meine geistige und körperliche Fitness.