Neu als Chef/in: Angst vor der ersten Teamsitzung?

Veröffentlicht von Martina Miciecki am

Zugegeben, etwas Lampenfieber schadet nicht, aber Angst brauchen Sie keine haben (oder zumindest nicht zeigen). Klar, als neue Chefin oder neuer Chef stehen Sie unter ständiger Beobachtung. Jeder Schritt wird kritisch beäugt, jede Aussage subjektiv gedeutet. Wie schaffen Sie es aber trotzdem selbstsicher und souverän die erste Teamsitzung zu gestalten und darüber hinaus Ihre Ziele einzubringen? Wie erfahren Sie in kürzester Zeit das Essentielle von Ihren neuen Teammitgliedern? Am Besten mit der nachfolgender Strategie.
Neu als Chef/in: die erste Teamsitzung

Einsam oder gemeinsam

Führungskräften wird oftmals gesagt, je höher sie aufsteigen, desto einsamer werden sie. Auch ich habe es in der einen oder anderen Position erlebt, dass ich keine gleichgestellten KollegInnen hatte, mit denen ich mich austauschen konnte. Was also tun? Als EinzelkämpferIn durch den Dschungel stürmen und mit der Machete den Weg freischlagen?

Oder lieber gemeinsam mit dem Team an einem Strang ziehen, Lösungen und Ideen entwickeln und etwas bewegen? Ich habe mich stets für das Team entschieden und bin damit gut gefahren.

Wenn Sie für gemeinsam statt einsam sind: willkommen! Sie befinden sich in Phase 2 der ersten 100 Tage als Führungskraft, dem Kennenlernen Ihres Teams. Neben Einzelgesprächen steht in den ersten Tagen und Wochen in der Regel auch die erste Teamsitzung an.

Ich erinnere mich an meine erste Teamsitzung als Empfangschefin, bei der meine Vorgesetzte dabei sein wollte, um zu sehen, wie ich Sitzungen leite. Da war ich schon sehr nervös. Doppelt beobachtet zu werden setzte mich unter Druck. Es ging alles gut und meine Chefin lobte mich für meine Klarheit und Struktur. Ein guter Einstieg. Damit auch Sie einen guten Einstieg haben, zeige ich Ihnen nachfolgend eine Strategie auf, die sich bewährt hat.

Die erste Teamsitzung vorbereiten

Je nachdem, ob Sie Ihre erste Teamsitzung gleich als Auftakt wählen (Kick-Off) oder ob Sie bereits Einzelgespräche mit Ihren Teammitgliedern geführt haben, die Ziele sind die gleichen:

  • gegenseitiges Kennenlernen
  • Vertrauen aufbauen
  • Beobachtungen und Erkenntnisse teilen
  • Motivieren
  • Ziele und Herausforderungen ansprechen
  • Lösungen und Ideen sammeln
  • Erwartungen und Wünsche klären

Die erste Teamsitzung organisieren

Sie werden vielleicht lachen, aber ich habe schon Vorgesetzte erlebt, die mal eben schnell eine Sitzung einberaumt haben und dann überrascht waren, dass nicht alle anwesend waren. Oder die gesagt haben: „Jetzt ist Sitzung!“ Und alle mussten stehen und liegen lassen, womit sie gerade beschäftigt waren. Die Begeisterung war riesig.

Je nachdem, ob Ihr erster Tag bereits seitens der Firma geplant wurde oder nicht, können Sie bereits im Vorfeld die Sitzung ankündigen oder tun dies, wenn Sie gestartet haben.

Sie können beispielsweise in Ihrer Antrittsrede erwähnen, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen und noch viel mehr, dass Sie neugierig sind, alle Mitarbeitenden aus dem Team besser kennenzulernen. Es sei daher für den Folgetag um 10.00 Uhr bereits ein Besprechungsraum reserviert und Sie laden alle herzlich zur ersten Teamrunde ein.

Oder Sie senden allen eine Einladung von Ihrem Online-Terminplaner zu mit ein paar netten Worten. Informieren Sie sich vorab, welcher Tag oder welche Zeit geeignet wäre. Der Termin ist verbindlich, also seien Sie die oder der Erste. Unpünktlichkeit würde Sie gleich einen Schritt zurückwerfen und signalisieren, dass Sie es nicht so genau nehmen oder Ihnen die neuen Mitarbeitenden nicht wichtig sind.

Agenda Ihrer ersten Teamsitzung

Sie können sich ein paar Notizen machen oder aber auch ein Whiteboard oder Flipchart nutzen, um ein paar Eckpunkte zu notieren. So sehen gleich alle, worüber sie miteinander sprechen werden.

Ablauf Ihrer ersten Teamsitzung

  • Seien Sie ca. 15 Minuten früher im Besprechungsraum, richten Sie sich ein, lüften Sie durch, trinken Sie einen Schluck Wasser.
  • Begrüssen Sie jede/n Einzelne/n mit Handschlag (Corona konform mit Faust oder Ellenbogen) und mit Namen.
  • Schauen Sie Ihrem Gegenüber in die Augen, Ihre Körperhaltung sollte freundlich und offen sein.
  • Nehmen Sie danach eine aufrechte Haltung auf dem Stuhl ein. Strahlen Sie Positivität aus, aber auch Professionalität.
  • Sollten bei Ihrer Antrittsrede nicht alle anwesend gewesen sein, stellen Sie sich nochmals kurz vor. Erklären Sie, warum Sie die Stelle angetreten haben und welche Werte Sie vertreten. Was Ihnen wichtig ist und wie Sie führen.
  • Erklären Sie, welche Ziele und Herausforderungen Sie sehen. Sprechen Sie über Ihre Beobachtungen und Erkenntnisse, die Sie bisher gemacht haben.
  • Fragen Sie nach, ob noch weitere Punkte auf die heutige Agenda genommen werden sollen. So beziehen Sie direkt Ihr Team mit ein.

Wie sagen Sie es in der ersten Teamsitzung

Ja richtig, es geht nicht nur um das Was, sondern auch um das Wie. Wenn Sie sprechen, sprechen Sie klar und deutlich (nicht nuscheln oder Wörter verschlucken). Gerade Sitzposition oder stehen Sie ruhig auch mal auf und gehen Sie zum Whiteboard oder Flipchart. Wenn Sie einen Kloss im Hals haben, trinken Sie einen Schluck Wasser, atmen tief ein und aus und beginnen dann erst zu sprechen. Erklären Sie, wofür Sie stehen, indem Sie Sätze bauen mit:

  • Ich stelle sicher, dass…
  • Mir liegt am Herzen, dass…
  • Ich kümmere mich darum, dass…

Diese Sätze sollten Sie kraftvoll und selbstsicher aussprechen, damit sie wirken.

Es ist eine erste TEAMsitzung – kein Monolog

Ich habe Ihnen nun ganz viel erklärt, was Sie alles sagen oder worauf Sie achten sollten. Die erste Teamsitzung sollte aber keinesfalls ein Monolog werden. Daher ist es wichtig, eine Abwechslung reinzubringen, damit nicht nur Sie reden. Oder noch besser, dass Sie mehr zuhören als selbst reden.

Starten Sie also nach ein paar kurzen Worten zu Ihnen mit einer Vorstellungsrunde im Team. Und damit Sie wertvolle Informationen erhalten, sollten Sie gezielt Fragen stellen. Diese können Sie ebenfalls vorab auf der zweiten Seite des Flipcharts notieren oder nun an das Whiteboard schreiben:

  • Worum kümmern Sie sich? Wofür sind Sie verantwortlich?
  • Was liegt Ihnen am Herzen?
  • Worauf legen Sie Ihren Fokus?

Warum diese Fragen? Weil Sie herausfinden wollen – und sollen -, was die Mitarbeitenden antreibt. Was ist ihre Motivation, welchen Sinn und Nutzen sehen sie in ihrer Aufgabe.

Der britisch-amerikanische Autor und Unternehmensberater Simon Sinek hat das Buch „Start With Why“ (im deutschen erschienen unter „Frag immer erst: warum“) geschrieben. Laut Sinek neigen Menschen dazu, normalerweise über das „WAS?“ zu sprechen. Das gibt ihnen Sicherheit, weil sie das tagtäglich tun. Sie erzählen vom Alltag und schweifen in Details oder Probleme ab. Dies bringt sie dazu, ihre Haltung und Prinzipien zu vertreten, das „WIE?“. Aber das Wichtigste lassen sie dabei weg: das „WARUM?“ oder besser gesagt das „WOFÜR?“. Sinek empfiehlt, die Informationen von innen nach aussen zu geben, anstatt sich langsam vom Rand bis in die Mitte vorzuarbeiten. 

Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden daher nach dem „WOFÜR?“. Das gibt Ihnen wertvolle Informationen, Ihre Mitarbeitenden besser zu verstehen und dann auch gezielter führen zu können. Das Wie und das Was erfahren Sie noch früh genug.

Abschluss der ersten Teamsitzung

Machen Sie eine offene Fragerunde. Lehnen Sie sich dabei entspannt zurück und blicken Sie neugierig in die Runde, das erleichtert den Mitarbeitenden sich zu trauen. Sammeln Sie die Punkte. Sie müssen nicht sofort auf alles eine Antwort haben. Sie befinden sich in der Orientierungsphase. Danach erst folgt die Analysephase (Phase 3 der 100 ersten Tage) mit der Auswertung Ihrer Beobachtungen und Erkenntnisse. Überstürzen Sie daher nichts und machen Sie keine Versprechen, die Sie nicht halten können.

Fragen Sie, ob noch etwas offen ist oder nicht besprochen wurde. So bleiben Sie konsequent und glaubwürdig. Sie zeigen, dass Sie die Führung haben, aber nichts unter den Tisch kehren wollen.

Definieren Sie danach zusammen, wann die nächste Sitzung stattfinden soll und welcher Rhythmus sinnvoll ist. Bedanken Sie sich und gehen Sie positiv gestimmt auseinander. Sie sollten eine Aufbruchsstimmung auslösen und Lust auf die Zusammenarbeit mit Ihnen machen.

Entdeckungsreise Führungskraft

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Die Autorin:
Martina Miciecki ist staatl. geprüfte Betriebswirtin, Betriebliche Mentorin FA und diplomierte Coach. Sie zeigt ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie motivierter und gelassener ihre Führungsrolle ausüben können. Sie lebt in Frauenfeld (Schweiz), liebt ihren Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwört auf Poweryoga für ihre geistige und körperliche Fitness.


Kategorien: LeadershipTeam

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