Kommunikation im Team verbessern: 7 wirkungsvolle Tipps

Kommunikation im Team verbessern kann viele Probleme lösen. Wenn Kommunikation im Team einfach wäre, gäbe es keine Missverständnisse, Streit oder Konflikte. Dabei ist Sprechen und Hören als jeweils einzelner Bestandteil einer Kommunikation nicht wirklich schwierig, oder doch? Welche 7 Tipps Dir wirklich helfen, die Kommunikation in Deinem Team zu verbessern, zeige ich Dir hier.

Erfolgreiche Teams kommunizieren erfolgreich miteinander. Da Kommunikation jedoch leider nicht in jedem Unternehmen gepflegt wird, muss eventuell zuerst eine Basis geschaffen werden, um aus einer fehlenden Kommunikation eine aktive Kommunikation zu machen. Und erst danach wird kontinuierlich daran gearbeitet, die Kommunikation im Team zu verbessern.

Ich habe in Unternehmen gearbeitet, die grossartig miteinander kommuniziert haben, aber auch in Firmen, bei denen wenig oder auch gar nicht kommuniziert wurde. Ich muss sagen, am meisten Mühe hatte ich mit letzterem. Keine Antwort auf Mails zu erhalten, empfand ich als respektlos. Über Strategien nicht informiert zu werden, machte mich und meine KollegInnen orientierungslos. Wir wussten schlichtweg nicht, was nun von uns erwartet wurde.

Damit Dir das nicht passiert, findest Du nachfolgend 7 wirkungsvolle Tipps.

Kommunikation im Team verbessern

1. Rollen und Ansprechpartner/-in

Sollte eine klare Kommunikation im Team fehlen, startest Du am Besten mit dem Zuordnen der Rollen und Ansprechpartner. Damit es kein Wirrwarr, zweigleisiges Erledigen von Aufgaben oder Streit um die Zuständigkeit gibt, solltest Du zuerst definieren, wer welche Rolle im Team hat und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Somit wird zum einen abgegrenzt, dass nicht zwei das gleiche Thema bearbeiten und zudem ist dann auch klar, an wen man sich wendet, wenn eine Frage auftaucht.

Für diese Definition der Rolle und Ansprechpartner/-in benötigt es eine Teamsitzung oder zusätzlich noch Einzelgespräche. Ziel ist es, dass jede Person im Team verstanden hat, …

• was das gemeinsame Ziel ist
• was der eigene Beitrag dazu ist (Aufgaben, Teilziel)
• wo die Freiräume oder aber auch Grenzen der eigenen Entscheidungskompetenz liegen
• an wen zu rapportieren ist oder wer Ansprechpartner bei Fragen oder Schwierigkeiten ist
• welche Hierarchie gilt und wer somit das letzte Wort hat und die finale Entscheidung trifft
• welche Ressourcen und Mittel zur Verfügung stehen

2. Kommunikationswege

Sehr hilfreich ist es auch für das ganze Unternehmen oder das Team festzulegen, wie grundsätzlich kommuniziert werden soll. Dies betrifft die persönliche, aber auch schriftliche Kommunikation.

Überlege Dir, für welche Themen sich persönliche Treffen besser eignen und bei welchen eine kurze schriftliche Nachricht ausreichend wäre. Wann und wie oft ist ein regelmässiges Treffen (Teamsitzung, Jour fix, Betriebsversammlung) notwendig, wann wird eine Pressemitteilung, ein Aushang oder eine Rundmail versendet?

Du kannst auch festlegen, welche Kanäle zu welchem Zweck genutzt werden sollen, beispielsweise:

• Chats oder Instant Massaging Dienste für Support und dringende Anliegen
• Ein Projekt-Tool (z.B. Trello oder Kanban-Board) für den Eintrag der Fortschritte und Kommentare zum Projekt
• Video-Konferenz oder Gruppen-Call täglich oder wöchentlich zum fachlichen Austausch oder aber auch als sozialer Austausch für Teams im Homeoffice (z.B. 9 Uhr gemeinsame Kaffeepause). So kann eine Führungskraft ihr Team besser spüren und Fragen stellen zur Zufriedenheit, Unterstützung oder auch einzelne Personen, die einsam sind oder parallel mit Kindern im Homeschooling belastet sind, emotional abholen.)

3. Kommunikations-Knigge

Eine weitere Möglichkeit, die Kommunikation im Team zu verbessern, ist ein Kommunikations-Knigge. Insofern dies nicht bereits in Deinem Unternehmen existiert, könntest Du zusammen mit Deinem Team einen Kommunikations-Knigge erstellen. Haltet darin schriftlich fest, wie alle Beteiligten die Kommunikation untereinander wünschen. Darunter fällt unter anderem:

• Respekt voreinander haben
• Hierarchien berücksichtigen
• miteinander statt Übereinander sprechen, also kein Geläster oder Schüren der Gerüchteküche
• offen und transparent kommunizieren
• einander aussprechen lassen und aktiv zuhören, was das Gegenüber sagt
• möglichst alle gleichermassen zu Wort kommen lassen
• wertschätzende Rückmeldung geben
• lösungsorientiert denken und sprechen
• bei Differenzen sachlich diskutieren und nicht emotional oder persönlich werden
• u.s.w.

Passend dazu empfehle ich Dir meine Liste mit 49 Formulierungen, die Du als Führungskraft keinesfalls verwenden solltest. Hier kommst Du zum gratis Download:

4. Dokumentieren

Es geht in der Kommunikation leider nicht immer ohne. Sicher ist es toll, wenn man sich auf das Wort eines anderen verlassen kann. Aber bei manchen Themen und grösseren Teams sowie weitreichenden Konsequenzen bietet es sich an, Gesagtes schriftlich festzuhalten. Es dient der Klarheit für alle im Team und hilft daher die Kommunikation im Team zu verbessern. Ein Teamsitzungs-Protokoll bringt alle (auch Abwesende) auf den gleichen Stand, gibt offene Punkte an, die zu erledigen sind, und Zeitfenster vor, bis wann dies zu erfolgen hat. So kann niemand abstreiten, dass er oder sie davon nichts wusste oder es werden beschlossene Punkte festgehalten.

5. Missverständnisse

In jeder Kommunikation sind Missverständnisse quasi vorprogrammiert. Aber auch bei fehlender Kommunikation, weil dies zu viel Freiraum für Spekulationen bietet. Damit die Kommunikation im Team verbessert werden kann, sollte daher auch verstanden werden, was Kommunikation ist.

Das Kommunikationsquadrat von F. Schulz von Thun zeigt aus meiner Sicht bestens, warum Kommunikation im Team so schwierig ist.

Jede meiner Äusserungen enthält eine Sachinformation (worüber ich informieren möchte), eine Selbstkundgabe (was ich von mir zu erkennen gebe), einen Beziehungshinweis (was ich von meinem Gegenüber halte und wie ich zu ihm/ihr stehe) und einen Appell (was ich bei meinem Gegenüber erreichen möchte).

Somit hat jeder Sender (in dem Fall ich) vier Schnäbel und spreche mit jeder Aussage auf 4 Ebenen. Der Empfänger (mein Gegenüber) hört auf 4 Ebenen, also mit 4 Ohren. Kein Wunder, sind da Missverständnisse vorprogrammiert.

Was tun?

a, Gut zuhören und nachfragen: “ Habe ich Sie/Dich richtig verstanden, dass…?“ oder „Zusammengefasst heisst das für mich…“ oder „Ich möchte sicherstellen, dass wir uns richtig verstehen…“

b, Innerlich abwägen: Will ich Recht haben oder eine Lösung finden?

c, Gespräche reflektieren: Was lief gut und warum? Was lief schlecht und woran könnte es gelegen haben?

6. Firmen-Glossar oder Unternehmens-Wikipedia

Jede Firma entwickelt einen eigenen Sprachgebrauch, Abkürzungen oder Begriffe, die nur interne Personen verstehen. Ist man länger in dem Unternehmen beschäftigt, fällt es einem selbst nicht mehr auf. Für neue Mitarbeitende oder Personen anderer Abteilungen stellt dies oftmals eine Herausforderung dar. Die Kommunikation im Team kann sich verbessern, wenn Du ein Glossar online zur Verfügung stellst, in dem Mitarbeitende häufig verwendete Begriffe nachschlagen können.

Ziel ist es nicht möglichst viele und komplexe Begriffe zu generieren und dann festzuhalten. Im Gegenteil: „keep it simple“ ist die Devise!

Gleiches Glossar kann auch ABC heissen und für Arbeitsabläufe, Programme, Zugangsdaten oder ähnliches -festgehalten in alphabetischer Reihenfolge- genutzt werden. Mit jedem Mitarbeitenden verschwinden ca. 20% Wissen aus dem Unternehmen. (Lies dazu auch meinen Blogartikel zum Thema Offboarding.) Versuche dieses durch Prozessabläufe, Glossar, ABC sozusagen als Wissenstransfer für nachfolgende Mitarbeitende zu erhalten. Neuen Mitarbeitenden können Sie ein Glossar zu Beginn aushändigen oder im Einarbeitungsplan darauf hinweisen.

7. Übung macht den Meister

Gute Kommunikation fällt nicht vom Himmel. Gute Kommunikation heisst üben, üben, üben und dazulernen. Reflektiere daher regelmässig für Dich und im Team, wie gut oder weniger gut die Kommunikation in Deinem Team ist.

Werden definierte Kommunikationswege oder der Knigge nicht eingehalten, weise höflich aber bestimmt darauf hin. Klappt es wiederholt nicht, prüfe, ob der definierte Weg der richtige ist oder ob Anpassungen notwendig sind.

Bei fehlender Kommunikation kannst Du eine Verbesserung auch üben. Zum Beispiel mit Teambuilding Massnahmen oder einem Team-Workshop. Wenn Du nicht der grosse Kommunikator oder die grosse Kommunikatorin bist, könnte Dir die Talk-Box weiterhelfen. Ich nutze diese selbst gerne für Workshops, um miteinander warm zu werden, damit sich Teammitglieder verschiedener Abteilungen untereinander besser kennenlernen oder bestimmte Themen in den Vordergrund gerückt werden können, bei denen das Sprechen vielleicht zuerst etwas schwer fallen würde.

Wirst Du die Kommunikation im Team verbessern?

Ich bin mir sicher, dass Dir die oben genannten 7 Tipps dabei helfen werden aus fehlender Kommunikation eine aktive Kommunikation zu machen oder die Kommunikation im Team zu verbessern. Und sollte sich doch mal ein Konflikt anbahnen, findest Du hier Tipps, um Konflikte auf den Tisch zu bringen und zu klären. Bleib im Gespräch!

So kann ich Dich unterstützen

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Die Autorin: Hallo, ich bin Martina, diplomierte Coach und Betriebliche Mentorin FA. Ich zeige ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie souveräner, charismatischer und erfolgreicher ihre Führungsrolle ausüben können. Ich lebe in Frauenfeld (Schweiz), liebe meinen Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwöre auf Poweryoga für meine geistige und körperliche Fitness.