Zeitmanagement verbessern: häufigste Fehler, sichere Methoden und Tipps (Teil 1)

Wenn Sie als Führungskraft Ihr Zeitmanagement nicht im Griff haben, werden Sie früher oder später vor Erschöpfung kollabieren oder frustriert aufgeben, weil Sie nichts erledigt bekommen. Wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern, indem Sie die häufigsten Fehler vermeiden, und welche sicheren Methoden und Tipps Ihnen dabei helfen mehr Zeit für sich zu gewinnen, lesen Sie hier.

Warum ein gutes Zeitmanagement für Führungskräfte wichtig ist

Als Führungskraft haben Sie mehrere Rollen, die Sie vereinen müssen. Beruflich sind Sie Repräsentantin, Feuerlöscher, Seelsorgerin, Schlichter, Motivatorin, Kommunikator, Ideengeberin und vieles mehr. Privat sind Sie Mutter oder Vater, Ehefrau/-mann, Kassier im Verein, Trainerin von Jugendlichen oder anderweitig engagiert.

Alles unter einen Hut zu bringen benötigt eiserne Disziplin oder Mut zur Lücke und viel Gelassenheit. Oder eine gute Mischung aus allem. Wie aber finden Sie den richtigen Weg?

Die schlechte Nachricht zuerst: es gibt nicht DEN EINEN Weg für alle. Jeder Mensch ist anders und daher ist auch die Arbeitsweise und Selbstorganisation unterschiedlich.

Jetzt zur guten Nachricht: indem Sie die häufigsten Fehler vermeiden und meine Methoden und Tipps beherzigen, finden Sie IHREN Weg zu einem besseren Zeitmanagement und zu einem richtig guten Flow.

Sind Sie eher Ordnungstyp oder Freestyler?

Ordnungstyp

Der Ordnungstyp (ein Exemplar davon bin ich!) organisiert gerne alles, er oder sie macht gerne Pläne, erstellt Checklisten, trägt Termine in die Agenda ein. Beruflich sind das Menschen, die gerne Struktur und Ordnung haben. Der Arbeitsplatz ist aufgeräumt und übersichtlich. Aber auch privat liebt dieser Typus ein geordnetes Umfeld, schreibt Einkaufslisten oder erstellt eine Packliste, wenn es auf Reisen geht.

Dies gibt Ordnungstypen Sicherheit, dass sie nichts vergessen, auf so ziemlich alles vorbereitet sind und möglichst auch Unvorhergesehenes einplanen. Sie organisieren sich und auch alles andere gerne. Gibt es eine Abgabefrist, sind sie deutlich vor der Zeit fertig – sicherheitshalber. Es könnte ja noch was dazwischen kommen. ;o)

Freestyler

Die Freestyler gehen da anders vor. Sie lassen es eher auf sich zukommen. Eine Planung engt sie ein. Der Arbeitsplatz wirkt auf andere chaotisch, Freestyler haben ihre eigene Ordnung. Sie wollen ihre Freiheit in der Gestaltung des Tages und schwenken um, wenn etwas Interessanteres oder Wichtigeres reinkommt. Dafür schieben Sie andere Dinge problemlos auf die Seite.

Unvorhergesehenes ist für sie eher ein Abenteuer, das das Leben spannend macht oder gerade stört, wenn es eigentlich Interessanteres zu tun gibt oder sie etwas anderes lieber machen möchten. Privat ist immer für Abwechslung gesorgt, es könnte aber auch eine gewisse Unzuverlässigkeit attestiert werden, wenn Termine vergessen gehen oder mit attraktiveren ersetzt werden -ohne Bescheid zu geben. Pünktlich bedeutet für Freestyler Stress bis zur letzten Minute und (im besten Fall) Punktlandung.

Welcher Typ sind Sie?

Haben Sie sich erkannt? Sie können auch Anteile beider in sich tragen. Es gibt hier keine Wertung, dass der eine oder der andere Typus besser ist. Ich wollte Ihnen damit lediglich aufzeigen, dass es unterschiedliche Typen gibt – was Sie sicherlich auch schon im Alltag, bei Ihren Kolleg:innen oder Ihrer Partner:in bemerkt haben. Und daher sind unterschiedliche Lösungen und Methoden gefragt.

Zeitmanagement verbessern: die häufigsten Fehler

Kommen wir nun zu den häufigsten Fehlern, die Führungskräfte machen:

1. Sie machen Aufgaben, die Sie nicht machen müssten
2. Sie priorisieren nicht oder falsch
3. Sie bündeln nicht
4. Sie erledigen Aufgaben zur falschen Zeit
5. Sie fragen nicht um Hilfe
6. Sie denken viel hilft viel

Mit folgenden Methoden und Tipps können Sie die häufigsten Fehler vermeiden und damit Ihr Zeitmanagement verbessern

1. Sie machen Aufgaben, die Sie nicht machen müssten
   Klingt zuerst einmal vielleicht etwas kurios für Sie. Aber denken Sie mal an Ihren letzten Arbeitstag zurück und notieren Sie sich alle diejenigen Aufgaben, die Erfolg gebracht oder Sie persönlich vorangebracht haben, grosse Auswirkung auf Ihre Abteilung oder die ganze Firma hatten, zu Ihrer persönlichen oder beruflichen Vision beigetragen haben etc. Und dann notieren Sie sich alle anderen Aufgaben, die Sie erledigt haben, um diese erledigt zu haben.
   
   Sie sollten denjenigen Tätigkeiten bevorzugt nachgehen, die Sie Ihren Zielen näher bringen und nicht denjenigen, die Ihre Zeit verplempern oder davon abhalten, nur weil sie irgendwie auf Ihrem Tisch oder in der Inbox Ihres PCs gelandet sind. Klingt total logisch und einfach – in der Theorie zumindest. Wenn Dinge auf Ihrem Schreibtisch landen, die Sie nicht machen wollen oder können, können Sie hier lesen, wie Sie Nein sagen ohne schlechtes Gewissen.
   
   Es geht also zuerst einmal um übergeordnete Ziele. Wo wollen Sie hin, was wollen Sie beruflich und persönlich erreichen, welche Etappen sind hierfür notwendig und bis wann. Danach geht es eine Eben runter: auf welche Aufgaben gilt es sich zu fokussieren, um diese Ziele am besten oder schnellsten zu erreichen. Wenn Sie diese Punkte geklärt haben, wird es Ihnen viel leichter fallen, Ihre Prioritäten für jeden einzelnen Arbeitstag festzulegen.
   
   
2. Sie priorisieren nicht oder falsch
   Nach Schritt 1 haben Sie nun für sich geklärt, was Ihre Ziele sind. In diesem Schritt geht es darum konsequent jeden Tag festzulegen, welche Aufgaben den Zielen dienlich sind und daher bevorzugt werden müssen, ja müssen! Nehmen Sie sich jeden Tag ca. 5 bis 10 Minuten Zeit und überlegen Sie sich, worauf Sie sich fokussieren sollten. Mit diesen investierten wenigen Minuten werden Sie einige Stunden pro Tag gewinnen.
   
   Es gibt klassische analoge Methoden, die Ihnen helfen richtig zu priorisieren, aber natürlich auch digitale Lösungen. Unter klassische Methoden fällt die Eisenhower-Matrix, bei der Sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden. Was wichtig und dringlich ist, erledigen Sie selbst und sofort. Was dringlich, aber nicht wichtig (für Ihre Ziele) ist, delegieren Sie. Was wichtig, aber nicht dringlich ist, terminieren Sie für später. Was unwichtig und nicht dringlich ist, ignorieren Sie.
   
   Solche Methoden sind eher für Ordnungstypen. Freestyler werden Mühe haben, zu priorisieren oder in Kategorien einzuteilen. Hier empfehle ich eher Brainstorming zum Sammeln aller Aufgaben und das Notieren von Fristen, die sie wirklich keinesfalls vergessen dürfen, und Erinnerung im Kalender. Auch eine der nachfolgenden Apps könnte etwas für Freestyler sein.
   
   Ein digitales Hilfsmittel ist die App RescueTime. Diese hilft Ihnen fokussiert, produktiv und motiviert zu bleiben. Sie können sie 14 tage kostenlos ausprobieren. Oder Sie probieren die App Forest, die Ihnen spielerisch helfen soll, sich weniger vom Handy ablenken zu lassen.
   
   Sie stellen die gewünschte störungsfreie Zeit ein. In dieser Zeit wächst aus einem Samenkorn ein Setzling bis – am Ende der eingestellten Konzentrationsphase – ein Baum entsteht. Umso länger die Konzentrationsphase dauert, desto schöner wird der Baum. Wenn Sie es nicht durchhalten und doch zum Handy greifen, verkümmert der Setzling und geht ein. Jeder fertige Baum bringt virtuelle Münzen und wer möchte kann damit richtige Bäume pflanzen lassen. Gefällt mir sehr gut!
   
   
3. Sie bündeln nicht
   Viele machen den Fehler, dass Sie E-Mails chronologisch abarbeiten oder Aufgaben so erledigen, wie sie reingekommen sind. Wenn Sie Ihre Tagesplanung anhand der Prioritäten erstellt haben, versuchen Sie ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und gebündelt zu erledigen.
   
   Ein Beispiel: sie sollen Kunden anrufen, um über ein neues Produkt zu informieren und dann ein schriftliches Angebot per Mail zu versenden. Rufen Sie nicht einen Kunden an und schreiben dann eine Mail, danach rufen Sie den nächsten an, schreiben wieder eine Mail etc. Sondern rufen Sie 5, 10 oder 20 Kunden an und senden danach 5, 10 oder 20 Mails. Das ist viel effizienter, weil sie durch die Wiederholung eines Arbeitsprozesses konstanter und schneller werden als wenn sie immer wieder zwischen mehreren Arbeitsprozessen wechseln.

Dies waren die ersten drei der 6 häufigsten Fehler sowie sichere Methoden, wie Sie diese Fehler vermeiden können. Im nächsten Blogpost folgt Teil 2 mit den Fehlern 4 bis 6 und passenden Methoden.

Ich bin mir sicher, Sie können bereits mit den ersten 3 Punkten wertvolle Zeit gewinnen, die Sie viel sinnvoller in sich selbst oder andere wirklich wichtige Dinge investieren können. Zeit, die Sie z.B. benötigen für mehr Ruhe und Gelassenheit oder Zufriedenheit oder aber um die Kommunikation in Ihrem Team zu verbessern.

Wie finden Sie die Methoden und Tipps? Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail oder hinterlassen Sie einen Kommentar. Haben Sie ein gutes Zeitmanagement? Wie haben Sie das geschafft? Ich freue mich über Ergänzungen.

Entdeckungsreise Führungskraft

Wissen Sie nicht so recht, welcher Führungsstil zu Ihnen passt? Sind Sie unsicher, ob Sie als Führungskraft überzeugen können? Wollen Sie Ihr Team für sich gewinnen und miteinander nicht gegeneinander arbeiten? Möchten Sie selbstsicher auftreten, klar kommunizieren und dabei ganz Sie selbst bleiben? Wollen Sie herausfinden, wie Sie souverän und gelassen führen können? Dann kommen Sie in meine Führungskräfte Akademie online und gehen Sie auf Entdeckungsreise – mit mir als Guide an Ihrer Seite.

Die Autorin: Martina Miciecki ist staatl. geprüfte Betriebswirtin, Betriebliche Mentorin FA und diplomierte Coach. Sie zeigt ambitionierten Nachwuchskadern und erfahrenen Führungspersönlichkeiten, wie sie motivierter und gelassener ihre Führungsrolle ausüben können. Sie lebt in Frauenfeld (Schweiz), liebt ihren Balkongarten mit Blumen und Gemüse und schwört auf Poweryoga für ihre geistige und körperliche Fitness.